Réservation de salles

Réservation de salles

Comment réserver

Veuillez séléctionner une catégorie:

Réservation de salle
  • Réservations gratuites jusqu’à un maximum de 15 heures par semaine.
  • Possibilité de réserver 2 mois avant la date de votre évènement.
  • Inclus tables et chaises déjà présentes dans la salle.
  • Équipement audiovisuel installé dans la salle inclus.
  • Équipement audiovisuel et autres équipements additionnels inclus selon les disponibilités.
Réservation de table
  • Possibilité de réserver vos tables 6 semaines à l’avance.
Frais supplémentaires
  • Si votre réservation s’étend au-delà des heures d’ouverture régulières de l’édifice, vous encourrez des frais supplémentaires.
  • Si un nettoyage spécial est requis après votre évènement, vous encourrez des frais supplémentaires.
  • Si un contrôle de foule est nécessaire, vous encourrez des frais supplémentaires.
  • Les services de ventes de boissons alcoolisées ont un coût à part.
  • Si vous réservez plus de 15 heures en une seule semaine, vous devrez payer le «tarif de la communauté de McGill» pour chaque heure excédant la 15ème.
  • Les services de conciergerie, de sécurité, de relocalisation de scène, de nettoyage, de technicien audiovisuel, de coordination d’événements, de vente de l’alcool, etc. génèrent des frais supplémentaires et requièrent la signature du Contrat d’événement et les modalités et conditions de location de l’AÉUM (en anglais).
  • Les salles comprennent des tables et des chaises que les parties réservataires peuvent organiser comme ils le souhaitent. Le temps d’installation et de retrait doit être pris en compte lors de la réservation. Les prix pour une installation personnalisée sont disponibles sur demande, veuillez contacter eventsadmin@ssmu.ca. Les salles peuvent être mises en place par le personnel de l’AÉUM dans les styles suivants pour 25$, avec un supplément de 0,25$  pour chaque chaise supplémentaire après 50 chaises:
      • Atelier
      • Salle de classe
      • Présentation
      • Réunion

     

Prérequis
  • Votre réservation doit être envoyée via notre système de réservation EMS au moins deux jours ouvrables et moins de deux mois avant la date de votre évènement.
  • Vous devez fournir le plus précisément possible toutes les informations concernant votre évènement.
  • Plus vous fournissez d’informations, plus rapidement votre demande pourra être traitée.
  • Lorsque vous réservez une salle avec l’AÉUM, vous acceptez de respecter les règlements (en anglais) ainsi que ces modalités et conditions (en anglais).
Pour utiliser SSMUEMS / EMS
  • Vous devrez créer un compte en utilisant l’adresse courriel officiel de votre club/service dans le système de réservation EMS si votre groupe n’a pas encore un compte. Seuls les comptes effectués avec les adresses courriel officiel des clubs/services de l’AÉUM seront acceptés.
  • Les dirigeants entrants de la communauté de l’AÉUM doivent consulter les dirigeants sortants pour obtenir des informations sur le compte EMS avant de créer un nouveau compte, car seul un compte est autorisé par groupe.
  • Lorsqu’un compte est créé, veuillez contacter eventsadmin@ssmu.ca pour activer le compte.
  • Assurez-vous de vous connecter à votre compte avant de commencer à faire des réservations, sinon vos réservations ne seront pas approuvées.
  • Les réservations peuvent être faites jusqu’à 3 mois à l’avance.
  • La salle de bal de l’AÉUM ne peut pas être réservée en ligne. Les demandes pour la salle de bal doivent être envoyées à eventsadmin@ssmu.ca.
  • Les courriels de confirmation seront envoyés pour les réservations en ligne au moins 1 semaine avant la date demandée. Si vous n’avez pas reçu de confirmation 48 heures avant votre réservation, vous pouvez contacter eventsadmin@ssmu.ca.
Réservation de salles
Réservation de tables
  • Veuillez communiquer avec notre représentant(e) des commandites à sponsorship@ssmu.ca en indiquant les dates que vous prévoyez d’avoir votre réservation.
Réservation de salles
Réservation de tables
  • Veuillez communiquer avec notre représentant(e) des commandites à sponsorship@ssmu.ca en indiquant les dates que vous prévoyez d’avoir votre réservation.

Salles disponibles

Êtes-vous à la recherche d’une salle pour votre prochaine rencontre, conférence ou événement? Découvrez toutes les possibilités au Centre universitaire:

Comment obtenir des équipements

Lorsque vous louez des équipements auprès de l’AÉUM, vous acceptez de respecter les modalités et conditions du contrat d’événement et du contrat de location de l’AÉUM (en anglais).

Articles disponibles à la location et à l’usage à l’intérieur de l’édifice

Audiovisuel (forfait de 18$ ): Microphones, haut-parleurs, écran et projecteur, et lecteur DVD
Meubles/équipements(forfait de 18$): Podium, tableau blanc, tableau noir, tableau de conférence, porte-manteaux, piano, tapis de yoga

Articles disponibles à la location et à l’usage à l’extérieur de l’édifice

Équipements d’extérieur *: BBQ (35$/jour) **, tables (8$/table/jour), chaises (3$/chaise/jour), tente (15$/jour)
* Seul les équipements d’extérieur est autorisés à quitter le centre universitaire.
** BBQ: Le réservoir de propane est fourni avec le BBQ. Les réservoirs de propane doivent être retournés remplis avec reçu ou vide (dans ce cas, il y aura un frais supplémentaire de 30$).

Pour réserver des équipements

Les groupes de la communauté de l’AÉUM peuvent réserver des équipements pour accompagner leurs réservations de salles au système de réservation EMS. Tous les autres groupes doivent envoyer leurs demandes à eventsadmin@ssmu.ca.

Pour récupérer les équipements loués

    1. Au début de votre réservation, contactez les concierges au 514-617-0081 ou 514-617-0082.
    2. Échangez votre carte étudiante de McGill pour les équipements, puis transportez-les dans votre salle.
    3. À la fin de votre événement, retournez le matériel pour récupérer votre carte étudiante.

 

Vos responsabilités en louant nos équipements

Vous serez tenus responsable de tous dommages infligés aux équipements pendant son utilisation. Les réparations nécessaires seront facturées à votre groupe. Si vous perdez un article, le coût de remplacement sera également facturé à votre groupe.

Informations utiles

    1. Ne laissez jamais les équipements sans surveillance. Vous êtes responsable de tout dommage ou perte qui survient pendant la période de location. Le coût de réparations ou de remplacement seront facturés au(x) organisateur(s).
    2. La disponibilité de l’équipement est basée sur le principe du premier arrivé, premier servi.
    3. Pour une somme supplémentaire, des techniciens audiovisuels sont disponibles sur demande pour vous assister pendant votre événement.

Autres sources d’équipements sur le campus

ICS McGill est une autre source pour obtenir des équipements audiovisuels. Contactez ICS McGill directement pour les disponibilités et le prix.

Comment demander un service alimentaire et d’alcool

Tenir un kiosque ou une table au Centre universitaire

Pendant l’année scolaire, les tables sont disponibles pour louer dans le hall d’entrée et près du cafétéria au deuxième étage du Centre universitaire. Le bâtiment est l’hôte d’environ 1 000 à 1 4000 étudiants, facultés et employés chaque jour. Veuillez communiquer directement avec notre représentant(e) des commandites à sponsorship@ssmu.ca en indiquant les dates que vous prévoyez d’avoir votre réservation.

Système de réservation EMS pour la location de tables pour la Communauté de l’AÉUM >

Veuillez communiquer directement avec notre représentant(e) des commandites à sponsorship@ssmu.ca si vous ne faites pas partie de la communauté de l’AÉUM et souhaitez réserver une table.

Note: Aucune nourriture n’est permise au kiosque et aux tables.