Comment fonder un club

Comment fonder un club

Comment fonder un club

Appliquer pour obtenir le statut intérimaire

Un des avantages de l’AÉUM est qu’il est permis de créer des clubs et de participer activement à la vie étudiante. Les clubs de l’AÉUM sont l’une des façons les plus populaires de s’impliquer sur le campus, et si vous n’avez pas trouvé un groupe qui vous intéresse, vous pouvez créer votre propre club et trouver d’autres étudiants qui partagent vos intérêts!

Les étudiants qui veulent fonder le nouveau groupe doivent suivre les cinq étapes du processus d’approbation s’ils veulent commencer à opérer un nouveau club reconnu par l’AÉUM.

La première étape pour tout étudiant voulant fonder un club est de s’assurer qu’il n’existe pas déjà un club de l’AÉUM qui a un mandat ou un focus similaires. L’AÉUM n’approuvera pas les nouveaux clubs qui ont un mandat similaire à un club qui existe déjà, et c’est la responsabilité de l’étudiant de confirmer que leur club est unique. Les étudiants devraient consulter la Liste des clubs sur le site de l’AÉUM afin de voir la liste des clubs actifs et de s’assurer que le club qu’ils désirent fonder n’existe pas présentement. Si vous ne trouvez pas d’autre club qui ressemble au votre, vous pouvez contacter le Coordinateur des groupes d’intérêt au igc@ssmu.mcgill.ca pour confirmer que votre club proposé ne ressemble pas à un autre groupe et qu’il est viable comme nouveau club!

Après avoir confirmé que leur nouveau club est unique, les étudiants peuvent compléter l’application pour le statut intérimaire. Le dossier d’application pour le statut intérimaire, que vous retrouverez dans ce lien, requiert la soumission de trois (possiblement quatre) composantes :

  1. Lettre de présentation : La lettre de présentation que vous écrirez pour votre application pour le statut intérimaire sert de proposition pour votre nouveau club. Le contenu de la lettre est utilisé par le Comité des groupes d’intérêt pour décider si votre club devrait être approuvé pour le statut intérimaire, donc vous devez vous assurer qu’elle représente bien votre vision pour le club. La lettre de présentation est votre seule opportunité pour convaincre le Comité des groupes d’intérêt que votre club mérite d’être approuvé; assurez-vous que la lettre explique clairement les objectifs et le mandat de votre club, comment vous différez des autres clubs du campus, comment votre club contribuera à la communauté de l’AÉUM, et pourquoi vous pensez qu’obtenir le statut de club de l’AÉUM est la bonne prochaine étape pour votre groupe.
  2. Constitution : Tous les clubs de l’AÉUM doivent avoir une constitution qui sert de document fondateur pour le groupe. Le mandat que vous décrivez pour le groupe dans sa constitution est aussi utilisé par le Comité des groupes d’intérêt pour décider si votre club a accompli ses objectifs lorsque le club est examiné avant d’être approuvé pour un statut complet. Vous devez donc vous assurer que votre mandat est réaliste et qu’il reflète les objectifs de votre club. De plus, assurez-vous que votre constitution contient toutes les clauses obligatoires pour les constitutions de club, qui peuvent être trouvées dans l’application pour le statut intérimaire, car l’absence de ces clauses peut empêcher l’approbation de votre application! Assurez-vous aussi d’expliquer les postes et portfolios de vos membres du Conseil exécutif, car l’AÉUM ne reconnaîtra que les postes d’exécutants qui sont inscrits dans votre constitution. Si vous commencez à utiliser des postes qui ne sont pas décrits dans votre constitution, cela entrainera des problèmes pour votre club, dont la perte de privilèges comme l’accès au compte bancaire de votre club! Cela veut dire que si vous voulez rajouter un poste à votre Conseil exécutif, vous devez soumettre une modification constitutionnelle.
  3. Liste de membres : L’application pour le statut intérimaire requiert une liste de 10 étudiants de McGill qui veulent faire partie de votre club. Vous pouvez recruter ces 10 membres sur le campus, dans les cours, ou grâce aux médias sociaux. La liste peut inclure des étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs, mais les étudiants des cycles supérieurs ne peuvent pas constituer la majorité de la liste. Si vous démontrez au Comité des groupes d’intérêt que vous avez  un grand groupe de membres actifs, cela aidera votre application. Si vous avez plus de 10 membres intéressés, assurez-vous de les lister afin d’ajouter des points à votre application lorsque le Comité l’évaluera.
  4. Lettre d’affiliation : Si votre club est un chapitre d’un organisme externe (par exemple, un parti politique ou une fondation charitable), vous devez aussi soumettre une lettre de l’organisation avec laquelle vous êtes affilié. Cette lettre doit reconnaître votre chapitre et expliquer comment votre club sera connecté à l’organisation principale (Est-ce que vous recevrez du financement de sa part? Devez-vous lui fournir une liste de vos membres?).

Avant de soumettre votre application, assurez-vous que le nom de votre club est conforme aux conventions des noms. Si vous voulez utiliser le nom de «McGill» dans le nom de votre club, vous devez respecter la convention des noms de McGill, établie dans leur Mémorandum d’accord avec l’AÉUM. De manière générale, l’utilisation du nom de McGill requiert l’inclusion du mot «étudiants» – par exemple, un club ne pourrait pas s’appeler «l’Association canadienne de McGill», mais pourrait être appelé «Association canadienne des étudiants de McGill». Les règlements sur les noms dépendent du type de club, donc assurez-vous de consulter le guide des noms afin d’être certains que le nom de votre nouveau club est conforme au règlement.

Lorsque l’application pour le statut intérimaire est complétée, elle est soumise au Coordinateur des groupes d’intérêt, qui l’évaluera. Le Coordinateur des groupes d’intérêt est une ressource important pendant tout le processus d’application des clubs, et pourra répondre à toutes vos questions sur l’application pour le statut intérimaire ou sur le processus d’approbation pour les nouveaux clubs.

Lorsque le Coordinateur des groupes d’intérêt aura reçu et examiné votre application, elle pourrait vous être renvoyée avec des recommandations de modifications avant que l’application passe au Comité.

Lorsque vous avez effectué les modifications nécessaires à l’application et qu’elle est prête pour une dernière révision, le Coordinateur des groupes d’intérêt présentera votre application pour le statut intérimaire au Comité des groupes d’intérêt, un comité du Conseil législatif de l’AÉUM qui se réunit en général de façon hebdomadaire.

Après avoir examiné votre application pour le statut intérimaire, le Comité des groupes d’intérêt prendra l’une des décisions suivantes :

Les recommandations du Comité des groupes d’intérêt sont envoyées par la suite au Conseil législatif de l’AÉUM, le groupe qui gouverne l’AÉUM, afin d’être ratifiées. Lorsque l’approbation a été ratifiée par le Conseil de l’AÉUM, la période de statut intérimaire commence officiellement.

Veuillez noter que suite au volume important d’applications pour le statut intérimaire que le Coordinateur des groupes d’intérêt et le Comité des groupes d’intérêt reçoivent, vous n’aurez pas une réponse immédiate sur le statut de votre club. Pendant l’année, le processus d’approbation d’un nouveau club prend en général de deux à trois semaines.

 

Période de statut intérimaire

Après avoir été approuvé pour le statut intérimaire par le Conseil de l’AÉUM, les clubs entrent dans leur période de statut intérimaire, une période probatoire temporaire pour les clubs qui dure 5 mois académiques. En ce qui concerne les clubs de statut intérimaire, les mois académiques n’incluent pas les mois de mai, juin, juillet, et aout, et les mois de décembre et d’avril sont comptés comme des demi-mois. Lorsque vous recevez l’approbation pour le statut intérimaire, le Coordinateur des groupes d’intérêt vous informera des dates après lesquelles vous êtes éligible pour le plein statut, et les dates par lesquelles vous devez faire votre demande pour le plein statut.

Pendant cette période de 5 mois, votre club doit organiser au moins trois évènements (ou compléter d’autres projets détaillés ci-dessous) qui contribuent à l’accomplissement du mandat de votre club. La période de statut intérimaire donne aux clubs la chance d’accueillir des nouveaux membres et de commencer à organiser des évènements réguliers.

Parce que le statut intérimaire est une période probatoire à court terme, les clubs de statut intérimaire ne bénéficient pas immédiatement de tous les privilèges des clubs de l’AÉUM. Les clubs de statut intérimaire bénéficient des locations gratuites des salles de l’AÉUM, d’une table gratuite lors de la Soirée des activités, d’un pigeonnier gratuit, et peuvent aussi faire des demandes de financement dans tous les fonds disponibles de l’AÉUM sauf le Fonds des clubs.

Après 3 mois académiques de statut intérimaire, les clubs de statut intérimaire de l’AÉUM peuvent faire une demande pour passer au plein statut. Votre club DOIT faire sa demande pour le plein statut avant le cinquième mois de votre statut intérimaire, ou vous perdrez votre statut de club et tous les privilèges associés. Si vous perdez votre statut de club, vous devez faire une nouvelle demande pour le statut intérimaire et recommencer la période probatoire. Lorsque vous obtenez le statut intérimaire, le Coordinateur des groupes d’intérêt vous informera des dates après lesquelles vous pouvez demander le plein statut et de la date avant laquelle vous devez faire votre demande pour éviter de perdre votre statut de club.

Si vous avez une raison valide pour laquelle vous ne pouvez pas faire de demande pour le plein statut en dedans des cinq mois prescrits, vous pouvez soumettre une demande formelle pour une Extension du statut intérimaire auprès du Coordinateur des groupes d’intérêt, qui fera passer votre demande au Comité des groupes d’intérêt. Si vous ne faites pas de demande pour le plein statut et que vous n’avez pas reçu une extension de la part du Comité du groupe d’intérêt en dedans des cinq mois prescrits, vous perdrez votre statut de club.

 

Application pour obtenir le plein statut

Vous pouvez officiellement demander le plein statut trois mois académiques après que vous ayez reçu le statut intérimaire.

Tout comme l’application pour le statut intérimaire, l’application pour le plein statut de club requiert la soumission de plusieurs composantes, révisées selon une Rubrique d’approbation pour le plein statut standardisée.

Formulaires alternatifs pour le plein statut : Les Formulaires alternatifs pour le plein statut peuvent être soumis à la place de formulaires traditionnels d’évènements si la structure traditionnelle d’évènements n’est pas compatible avec le mandat ou les activités de votre club. Au lieu des trois formulaires d’évènements, vous pouvez soumettre l’une des suivants :

L’approbation d’une application pour le plein statut suit la même procédure que l’application pour le statut intérimaire. Suite à la soumission initiale de l’application au Coordinateur des groupes d’intérêt, l’application passera au Comité des groupes d’intérêt pour son évaluation, et ensuite au Conseil de l’AÉUM pour son approbation.

Pour plus de détails sur les opérations des clubs et sur comment utiliser les nombreux services et privilèges que les clubs de l’AÉUM détiennent lors des périodes de statut intérimaire et de plein statut, consultez la page «Comment gérer un club».