Formulaires de comptabilité

Formulaires de comptabilité

Formulaires de comptabilité

Dans l’AÉUM, nous utilisons un formulaire pour les commandes, un pour la demande de chèques, et un pour la petite caisse afin de distribuer les paiements. Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour remplir le formulaire:

  1. Téléchargez-le ici
  2. Sauvegardez-le sur votre bureau
  3. Ouvrez le formulaire dans le lecteur Adobe ou Adobe Acrobat Pro

N.B.: Ne remplissez pas le formulaire dans votre navigateur, puisque certaines fonctions PDF ne pourraient ne pas fonctionner.
Il est nécessaire de remplir ces formulaires afin de répondre à notre engagement envers la transparence et la responsabilité financières. Pour les instruments sur la façon de remplir les formulaires, veuillez cliquer sur les menus ci-dessous. Cliquez sur les liens pour une liste des départements de l’AÉUM ou encore pour une liste des comptes de dépenses de l’AÉUM.

Commandes

Les formulaires pour les commandes (PO) sont utilisés pour les achats de plus de 50$. Afin de nous aider à traiter le PO dans un délais opportun, nous vous demandons de suivres ces étapes attentivement:

Achats entre 50-199$

Étape 1. Obtenez une estimation du fournisseur.
Étape 2. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 3. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 4. Soumettez votre formulaire commande pour approbation.
Étape 5. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Achats entre 200-999$

Étape 1. Obtenez une estimation d’au moins deux (2) fournisseurs (à moins d’avoir un contrat d’exclusivité avec un fournisseur).
Étape 2. Choisissez le meilleur prix.
Étape 3. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 4. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 5. Soumettez votre formulaire commande pour approbation.
Étape 6. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Achats de plus de 1000

Étape 1. Obtenez une estimation d’au moins deux (2) fournisseurs (à moins d’avoir un contrat d’exclusivité avec un fournisseur).
Étape 2. Choisissez le meilleur prix.
Étape 3. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 4. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 5. Assurez-vous de recevoir l’approbation des membres exécutifs de l’AÉUM.
Étape 6. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Pour les achats nécessitant des achats en ligne (Ikea, Walmart, Amazon, etc.), veuillez remplir un panier virtuel sur le site internet et inclure une version imprimée de ce panier avec votre formulaire de commande. Si le magasin en ligne n’a pas cette fonction, veuillez faire une capture d’écran/imprimer les pages de produits respectives.

Demandes de petite caisse (moins de 50$)

Les formulaires pour les demandes de petite caisse sont utilisés pour les achats de moins de 50$. Afin de traiter les formulaires de petite caisse dans un délais opportun, nous vous demandons de suivre ces étapes attentivement:

Demandeur

Étape 1. Les formulaires de remboursement de petite caisse sont complétés par un étudiant ou un employé de l’AÉUM.
Étape 2. Le demandeur doit mettre en pièces jointes les bons/factures du fournisseur ainsi que les preuves de paiement.
Étape 3. Le demandeur doit s’assurer que ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel) soient indiquées sur le formulaire de petite caisse.
Étape 4. Le formulaire doit être signé par le signataire autorisé du département pour approbation.

Approbation du signataire autorisé du département

Étape 1. Le signataire autorisé du département doit vérifier les documents et s’assurer que toutes les factures et les preuves de paiements soient jointes au formulaire. Des formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 2. Avant d’approuver votre remboursement, le signataire autorisé du département doit veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et qu’il y a suffisamment de budget pour couvrir les dépenses à être remboursées.
Étape 3. Une fois signé, soumettez le formulaire de remboursement au département de comptabilité (réception de l’AÉUM).
Étape 4. Le remboursement sera disponible pour être ramassé dans les  24 heures après la soumission du formulaire.

Demandes de chèques – Remboursements de plus de 50$

Les formulaires de demandes de chèques sont utilisés pour les achats de plus de 50$ et visent à rembourser l’acheteur. Afin de traiter les demandes de chèque dans un délais opportun, nous vous demandons de suivre ces étapes attentivement:

Demandeur

Étape 1. Les formulaires de demande de chèques sont complétés par un étudiant ou un employé de l’AÉUM.
Étape 2. Le demandeur doit mettre en pièces jointes les reçus/factures du fournisseur ainsi que les preuves de paiement.
Étape 3. Le demandeur doit s’assurer que ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel) sont indiquées sur le formulaire de demande de chèques.
Étape 4.  Le formulaire doit être signé par le signataire autorisé du département pour être approuvé.

Approbation du signataire autorisé du départemen

Étape 1. Le signataire autorisé du département doit réviser les documents, s’assurer que les factures et les preuves de paiement y sont attachées. Des formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 2. Avant d’approuver votre remboursement, le signataire autorisé du département doit veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et qu’il y a suffisamment de budget pour couvrir les dépenses à être remboursées.
Étape 3. Une fois signé, soumettez le formulaire de remboursement au département de comptabilité (réception de l’AÉUM).

Remboursement

Étape 1. Le formulaire de demande de chèques sera approuvé par les membres exécutifs concernés.
Step 2. Le formulaire sera traité lorsque le département de comptabilité le recevra. Des formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 3. Sauf indication contraire, le chèque sera envoyé par la poste au demandeur. Veuillez donc faire en sorte que l’adresse sur le formulaire est correcte.