Ce document détaille les règles pour la réservation de locaux afin d’utiliser les espaces du Centre Universitaire au cours du semestre d’hiver 2022. À cause des conditions liées à la COVID-19, nous ne pouvons pas accommoder autant d’évènements que d’habitude. Les rassemblements virtuels demeurent une option viable et inclusive.
Vous pouvez faire des réservations au Centre Universitaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 22 h. Nous n’en offrons pas la fin de semaine.
Les demandes de réservations seront fermées pendant les fêtes entre le 17 décembre 2021 et le 3 janvier 2022, et ouvriront le 4 janvier 2022. Toutes les demandes pour les deux premières semaines de janvier devraient se faire avant le 16 décembre 2021, afin que la coordination des évènements puisse les traiter à temps.
Les groupes de l’AÉUM auront la priorité. Le portail VEMS sera ouvert pour les réservations d’hiver 2022 qui se feront en deux vagues :
Toutes les réservations doivent se faire par le portail VEMS de l’AÉUM, soit le système virtuel de gestion des évènements. Vous pouvez seulement effectuer des réservations de la salle de bal ou d’un évènement récurrent par le biais de la coordination.
Si votre groupe a besoin d’un compte VEMS ou d’identifiants, veuillez s’il vous plaît envoyer un courriel à la coordination directement. Veuillez aussi noter que vous pouvez seulement utiliser un courriel AÉUM pour vous connecter.
Veuillez garder à l’esprit que vous devez avoir fait votre demande dans le portail VEMS un minimum de (5) jours ouvrables avant la date de l’évènement. Vous devez aussi avoir signé et fourni les documents nécessaires un minimum de (2) jours avant, y compris le Plan de respect des mesures sanitaires. Les demandes que nous recevons moins de (5) jours ouvrables avant la date requise ne seront pas acceptées. Si vous ne nous renvoyez pas les contrats et les documents dans les (2) jours ouvrables avant la date de l’évènement, cette dernière sera annulée.
| Date souhaitée de l’évènement | Date d’envoi de la demande (au minimum) | Date d’envoi du contrat signé (au minimum) (au minimum) |
| 5 janvier 2022 | 13 décembre 2022 — pas le 31 décembre | 16 décembre 2022 |
| 11 janvier 2022 | 4 janvier 2022 | 7 janvier 2022 |
| 24 janvier 2022 | 17 janvier 20222 | 20 janvier 2022 |
Nous continuerons d’opérer à capacité réduite pour le semestre d’hiver jusqu’à nouvel ordre. Veuillez jeter un coup d’œil à la limite de nos locaux dans le tableau ci-dessous, ainsi que le type d’activités qu’ils peuvent accommoder :
| Local | Capacité | Typee |
| Moitié du Bar Gerts | 60 | Bar, activité sociale/fête, réseautage |
| Totalité du Bar Gerts | 175 | Bar, activité sociale/fête, réseautage |
| B-29 | 15 | Formation, atelier, répétitions (théâtre/musique) |
| B-30 | 20 | Formation, atelier, répétitions (théâtre/musique) |
| Les tables du lounge étudiant | 2 | Table-kiosque et vente de nourriture |
| Cafétéria côté sud | 20 | Cours, formation, atelier, conférence |
| Madeleine Parent | 15 | Réseautage, conférence, atelier, formation, jeux-questionnaires |
| Lev Bukhman | 20 | Réseautage, conférence, atelier, formation, jeux-questionnaires |
| Salle de bal | 150 | Large activité sociale/fête, répétitions (théâtre/musique), conférence, pratiques religieuses, foires, cérémonie, projection de film |
| Salle de bal adjacent | 15 | Atelier, formation |
| Tables du lounge des clubs | 2 | Table-kiosque et vente de nourriture |
| Local 403 | 8 | Réunion |
| Local 404 | 4 | Réunion |
| Local 420 | 8 | Réunion |
| Local 433-A | 6 | Réunion |
| Local 434 | 3 | Réunion |
| Local 436 | 3 | Réunion |
Les évènements et les activités qui dépassent ces paramètres généraux seront considérés au cas par cas. Si vous vous demandez si l’évènement peut avoir lieu au Centre Universitaire, veuillez s’il vous plaît contacter la coordination pour plus d’informations. N’oubliez pas que le Centre Universitaire ne peut pas accommoder des évènements de danse ou d’entraînement pour des questions de limite d’assurances. Veuillez plutôt discuter avec McGill Athletics ou avec des espaces de location externes.
Comme nous l’expliquons dans le contrat, veuillez garder à l’esprit que si vous ne vous pointez pas, vous recevrez des frais d’absence de 25 $ qui seront facturés à votre groupe de manière rétroactive. Veuillez informer la coordination des évènements le plus tôt possible si vous avez besoin d’annuler ou de reporter votre réservation pour qu’on puisse offrir le local à un autre groupe.
Nous comprenons qu’il peut être compliqué de réserver un espace sur le campus ou au Centre Universitaire. Nous allons continuer d’essayer d’accommoder le plus de groupes possible, étant donné nos limites et le besoin d’opérer à capacité réduite. Pour cette raison, ce ne sont que les locaux suivants que vous pouvez réserver pour des réunions : 403, 404, 420, 433-A, 434 et 436. Si la participation attendue est plus élevée que la limite de ces locaux, nous recommandons que vous fassiez ces réunions virtuellement et introduisez un modèle hybride, pour qu’on puisse libérer les espaces polyvalents qui peuvent accommoder les activités de groupes qui ne peuvent pas être tenus en ligne.
On exige toujours le passeport vaccinal, qui nécessite une preuve et qui permet aux individus vaccinés d’avoir accès aux services non essentiels. À l’AÉUM comme à McGill, vous aurez besoin de votre passeport pour participer aux activités parascolaires, y compris les clubs et tout ce qu’organisent les associations étudiantes. Pour la liste complète des activités et de leurs exigences correspondantes, cliquez ici. L’information sur la participation et les passeports vaccinaux sont encore exigés pour tous les évènements et les occupations du Centre Universitaire, et doivent être soumis à la coordination pas plus que 24 h après l’évènement pour pouvoir effectuer le traçage des contacts. La personne chargée de l’organisation est responsable de la validation des passeports de tous les individus présents, y compris des bénévoles. Veuillez garder à l’esprit que si une activité fait partie des opérations régulières et des responsabilités d’un membre du personnel de l’AÉUM, il n’a pas besoin d’être sujet à une vérification de passeport (ex. : personnel exécutif des services).