Clubs and Services Room Booking

Clubs and Services Room Booking

Ce document détaille les règles pour la réservation de locaux afin d’utiliser les espaces du Centre Universitaire au cours du semestre d’hiver 2022. À cause des conditions liées à la COVID-19, nous ne pouvons pas accommoder autant d’évènements que d’habitude. Les rassemblements virtuels demeurent une option viable et inclusive.

Heures de service de l’immeuble

Vous pouvez faire des réservations au Centre Universitaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 22 h. Nous n’en offrons pas la fin de semaine.

Quand est-ce que je peux réserver des locaux pour le prochain semestre ?

Les demandes de réservations seront fermées pendant les fêtes entre le 17 décembre 2021 et le 3 janvier 2022, et ouvriront le 4 janvier 2022. Toutes les demandes pour les deux premières semaines de janvier devraient se faire avant le 16 décembre 2021, afin que la coordination des évènements puisse les traiter à temps.

Les groupes de l’AÉUM auront la priorité. Le portail VEMS sera ouvert pour les réservations d’hiver 2022 qui se feront en deux vagues :

Comment réserver un local au Centre Universitaire

Toutes les réservations doivent se faire par le portail VEMS de l’AÉUM, soit le système virtuel de gestion des évènements. Vous pouvez seulement effectuer des réservations de la salle de bal ou d’un évènement récurrent par le biais de la coordination.

Si votre groupe a besoin d’un compte VEMS ou d’identifiants, veuillez s’il vous plaît envoyer un courriel à la coordination directement. Veuillez aussi noter que vous pouvez seulement utiliser un courriel AÉUM pour vous connecter.

Veuillez garder à l’esprit que vous devez avoir fait votre demande dans le portail VEMS un minimum de (5) jours ouvrables avant la date de l’évènement. Vous devez aussi avoir signé et fourni les documents nécessaires un minimum de (2) jours avant, y compris le Plan de respect des mesures sanitaires. Les demandes que nous recevons moins de (5) jours ouvrables avant la date requise ne seront pas acceptées. Si vous ne nous renvoyez pas les contrats et les documents dans les (2) jours ouvrables avant la date de l’évènement, cette dernière sera annulée.

Exemples de calendrier
Date souhaitée de l’évènement Date d’envoi de la demande (au minimum) Date d’envoi du contrat signé (au minimum)
(au minimum)
5 janvier 2022 13 décembre 2022 — pas le 31 décembre 16 décembre 2022
11 janvier 2022 4 janvier 2022 7 janvier 2022
24 janvier 2022 17 janvier 20222 20 janvier 2022

 

Capacité des espaces qui peuvent être réservés

Nous continuerons d’opérer à capacité réduite pour le semestre d’hiver jusqu’à nouvel ordre. Veuillez jeter un coup d’œil à la limite de nos locaux dans le tableau ci-dessous, ainsi que le type d’activités qu’ils peuvent accommoder :

Local Capacité Typee
Moitié du Bar Gerts 60 Bar, activité sociale/fête, réseautage
Totalité du Bar Gerts 175 Bar, activité sociale/fête, réseautage
B-29 15 Formation, atelier, répétitions (théâtre/musique)
B-30 20 Formation, atelier, répétitions (théâtre/musique)
Les tables du lounge étudiant 2 Table-kiosque et vente de nourriture
Cafétéria côté sud 20 Cours, formation, atelier, conférence
Madeleine Parent 15 Réseautage, conférence, atelier, formation, jeux-questionnaires
Lev Bukhman 20 Réseautage, conférence, atelier, formation, jeux-questionnaires
Salle de bal 150 Large activité sociale/fête, répétitions (théâtre/musique), conférence, pratiques religieuses, foires, cérémonie, projection de film
Salle de bal adjacent 15 Atelier, formation
Tables du lounge des clubs 2 Table-kiosque et vente de nourriture
Local 403 8 Réunion
Local 404 4 Réunion
Local 420 8 Réunion
Local 433-A 6 Réunion
Local 434 3 Réunion
Local 436 3 Réunion

Les évènements et les activités qui dépassent ces paramètres généraux seront considérés au cas par cas. Si vous vous demandez si l’évènement peut avoir lieu au Centre Universitaire, veuillez s’il vous plaît contacter la coordination pour plus d’informations. N’oubliez pas que le Centre Universitaire ne peut pas accommoder des évènements de danse ou d’entraînement pour des questions de limite d’assurances. Veuillez plutôt discuter avec McGill Athletics ou avec des espaces de location externes.

Absences et annulations

Comme nous l’expliquons dans le contrat, veuillez garder à l’esprit que si vous ne vous pointez pas, vous recevrez des frais d’absence de 25 $ qui seront facturés à votre groupe de manière rétroactive. Veuillez informer la coordination des évènements le plus tôt possible si vous avez besoin d’annuler ou de reporter votre réservation pour qu’on puisse offrir le local à un autre groupe.

Rules on Meetings

Nous comprenons qu’il peut être compliqué de réserver un espace sur le campus ou au Centre Universitaire. Nous allons continuer d’essayer d’accommoder le plus de groupes possible, étant donné nos limites et le besoin d’opérer à capacité réduite. Pour cette raison, ce ne sont que les locaux suivants que vous pouvez réserver pour des réunions : 403, 404, 420, 433-A, 434 et 436. Si la participation attendue est plus élevée que la limite de ces locaux, nous recommandons que vous fassiez ces réunions virtuellement et introduisez un modèle hybride, pour qu’on puisse libérer les espaces polyvalents qui peuvent accommoder les activités de groupes qui ne peuvent pas être tenus en ligne.

Passeports vaccinaux

On exige toujours le passeport vaccinal, qui nécessite une preuve et qui permet aux individus vaccinés d’avoir accès aux services non essentiels. À l’AÉUM comme à McGill, vous aurez besoin de votre passeport pour participer aux activités parascolaires, y compris les clubs et tout ce qu’organisent les associations étudiantes. Pour la liste complète des activités et de leurs exigences correspondantes, cliquez ici. L’information sur la participation et les passeports vaccinaux sont encore exigés pour tous les évènements et les occupations du Centre Universitaire, et doivent être soumis à la coordination pas plus que 24 h après l’évènement pour pouvoir effectuer le traçage des contacts. La personne chargée de l’organisation est responsable de la validation des passeports de tous les individus présents, y compris des bénévoles. Veuillez garder à l’esprit que si une activité fait partie des opérations régulières et des responsabilités d’un membre du personnel de l’AÉUM, il n’a pas besoin d’être sujet à une vérification de passeport (ex. : personnel exécutif des services).

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