Voici les détails relatifs aux règlements d’utilisation de l’espace au Centre universitaire pour le semestre d’hiver 2023 ainsi que quelques autres rappels amicaux !
Le présent document a pour objet de décrire les règlements de réservation pour l’utilisation d’espace au Centre universitaire pour le semestre d’hiver 2023.
Le Centre universitaire sera ouvert pour les réservations :
Une fois que les heures gratuites sont dépassées, les salles et les tables-kiosques peuvent être réservées au coût horaire avec une réduction de 50 %.
Les demandes de réservation seront fermées pendant les Fêtes du 16 décembre 2022 au 4 janvier 2023 (inclusivement) et reprendront le 4 janvier 2023. Toute demande d’événements individuels survenant au cours des deux premières semaines de janvier doit être faite avant le 9 décembre 2022 afin que la coordination des événements internes puisse les traiter à temps.
Les groupes de l’AÉUM auront la priorité sur les réservations. Le portail VEMS (Système virtuel de gestion d’événements) sera ouvert pour les réservations d’hiver 2023 qui se feront en deux vagues :
Si votre groupe a besoin d’une réservation récurrente pour tout le semestre, veuillez soumettre votre demande ici.
Le service des événements classera les demandes en fonction de la nature de vos activités et attribuera de l’espace en conséquence.
Considérations importantes :
Toutes les réservations doivent se faire par le portail VEMS de l’AÉUM, soit le système virtuel de gestion des événements, à l’exception de ce qui suit :
Si votre groupe a besoin d’un compte VEMS ou d’identifiants, veuillez s’il vous plaît envoyer un courriel à la direction des opérations de la vie étudiante directement. Veuillez noter que vous pouvez seulement utiliser un courriel AÉUM pour vous connecter.
Veuillez garder à l’esprit que vous devez avoir fait votre demande dans le portail VEMS un minimum de (5) jours ouvrables avant la date de l’événement. Vous devez aussi avoir signé et fourni les documents nécessaires (le cas échéant) un minimum de (2) jours avant la date de l’événement. Les demandes que nous recevons moins de (5) jours ouvrables avant la date requise ne seront pas acceptées. Si vous ne nous renvoyez pas les contrats et les documents dans les (2) jours ouvrables avant la date de l’événement, ce dernier sera annulé.
Exemples de calendrier :
| Date souhaitée de l’événement | Date d’envoi de la demande (au minimum) | Date d’envoi du contrat signé (au minimum)
(minimum) |
| Le 4 janvier 2022 | Le 12 décembre 2021 — pas le 30 décembre | Le 16 décembre 2021 |
| Le 11 janvier 2022 | Le 4 janvier 2022 | Le 9 janvier 2022 |
| Le 24 janvier 2022 | Le 17 janvier 2022 | Le 20 janvier 2022 |
Veuillez contacter directement la direction des opérations de la vie étudiante pour signaler toute erreur ou si vous avez des difficultés à réserver un local via VEMS. La direction sera en mesure de vous aider et de résoudre les problèmes qui pourraient survenir. Une capture d’écran du message d’erreur serait appréciée.
Veuillez jeter un coup d’œil à la limite de nos locaux dans le tableau ci-dessous, ainsi que le type d’activités qu’ils peuvent accommoder :
| Local | Capacité | Type | Audio/vidéo |
| Table-kiosque : Salon étudiant (rez-de-chaussée) | 2 | Table-kiosque, marchandise, inscription, vente/distribution de nourriture. | Aucun |
| Table-kiosque : Coin gris (rez-de-chaussée) | 4 | Table-kiosque, marchandise, inscription, vente/distribution de nourriture. | Aucun |
| B-29 — S1 | 35 | Cours, formation, atelier, petite présentation ou réunion. | Aucun |
| Salle de cafeteria du côté sud (201) | 80 | Conférence, présentation, atelier, formation, cours, vins et fromages, etc. | Aucun |
| Madeleine Parent (202) | 60 | Conférence, présentation, atelier, formation, cours, vins et fromages, etc. | Écran/projecteur et audio |
| Lev Bukhman (203) | 70 | Conférence, présentation, atelier, formation, cours, vins et fromages, etc. | Écran/projecteur et audio |
| Salle de bal (301) | 400 (assis) | Grande conférence, présentation, atelier, formation, cours, assemblée, banquet, fête, etc. | Écran/projecteur et audio |
| Salle de bal adjacente (302) | 50 | Petite réunion, atelier, cours de formation ou vente/distribution de nourriture. | Aucun |
| Salon des clubs (401) | 40 | Réunion, atelier, formation, classe ou petit rassemblement social (café). | Aucun |
| Salle 403 | 12 | Petite réunion, atelier ou formation. | Téléviseur intelligent |
| Salle 420 | 20 | Petite réunion, atelier, formation ou répétitions. | Téléviseur intelligent |
| Salle 433-A | 12 | Petite réunion, atelier ou formation. | Téléviseur intelligent |
| Salle 436 | 10 | Petite réunion ou formation. | Aucun |
Nous vous avisons que le Centre Universitaire ne peut accueillir aucune activité de type sportif (danse, entraînement physique, yoga, etc…) en raison de limitations d’assurance. Pour ce type d’événements, veuillez contacter McGill Athletics ou un espace de location externe qui peut fournir une couverture d’assurance.
Comme nous l’expliquons dans le contrat, veuillez garder à l’esprit que si vous ne vous pointez pas, vous recevrez des frais d’absence de 25 $ qui seront facturés à votre groupe rétroactivement. Veuillez informer la coordination des événements à internalevents@ssmu.ca le plus tôt possible si vous avez besoin d’annuler ou de reporter votre réservation pour qu’on puisse offrir le local à un autre groupe.
S’il est décidé d’annuler la réservation, un avis écrit doit être envoyé par courriel à la coordination des événements à internalevents@ssmu.ca, avant le début de la réservation.
Le barème de pénalités suivant s’applique aux réservations qui entraînent des frais (par exemple, locations, personnel, etc.) :
| Annulation reçue
(Heures d’ouverture) |
Frais |
| 24 heures ou plus | Aucuns frais appliqués |
| 0—23 heures | Frais d’absence de 100 $ |
Les demandes de modification doivent être soumises au moins (2) jours ouvrables avant la réservation prévue. Toute soumission tardive des modifications finales est soumise à des frais de modification de dernière minute de 50,00 $ et est soumise à la disponibilité des services, des équipements et des articles en stock.
Nous vous rappelons que des sanctions peuvent s’appliquer si votre groupe ne respecte pas les règlements stipulés dans le contrat d’événement et le contrat de location du Centre universitaire. Les privilèges de réservation de salle peuvent être révoqués pour certaines des raisons suivantes, sans s’y limiter :
Lorsque vous faites une demande par courriel ou VEMS, veuillez sélectionner l’une des options suivantes pour nous permettre de mieux vous aider :
Disposition :
Sur VEMS, veuillez préciser la disposition que vous préférez si vous optez pour la disposition de garde dans la section suivante : Veuillez décrire comment vous souhaitez la disposition de l’espace (par ex. réunion, aire ouverte, etc.)
 
Veuillez déclarer tous les événements externes/sur campus se produisant dans les deux premières semaines de janvier, au plus tard le 9 décembre 2022 pour traitement.
Lorsque vous soumettez une déclaration d’événement, assurez-vous de le faire au moins (15) jours ouvrables à l’avance afin que nous puissions nous assurer que les signatures et les approbations sont complétées en temps opportun.
Veuillez prévoir (3) jours ouvrables pour une réponse avant d’envoyer un suivi. Les approbations seront déterminées en fonction de la complexité de l’événement/de l’activité et peuvent nécessiter plus de temps de traitement si des documents justificatifs sont requis (p. ex. approbations des personnes conférencières invitées, permis alimentaires, etc.).
Un certificat MAPAQ est requis si l’aliment est fabriqué ou manipulé par des étudiants, puis servi ou vendu. Un certificat MAPAQ est obligatoire en vertu de la loi québécoise dans ce cas et doit être demandé par le groupe étudiant, un processus qui peut en soi prendre plusieurs semaines. Veuillez planifier votre événement en conséquence. Un certificat MAPAQ N’EST PAS requis, si la nourriture servie ou vendue a été préparée par un vendeur avec un certificat MAPAQ ou un permis alimentaire, c’est-à-dire un restaurant, un traiteur, un épicier, Krispy Kreme, etc., tant que la nourriture reste scellée dans les contenants/emballages et n’est pas manipulée après l’achat.
Toutes les ventes d’aliments et les événements/activités indépendants doivent être soumis dans le formulaire de déclaration de vente et de service d’aliments. Vous pouvez joindre ici le permis MAPAQ (si votre groupe en a déjà obtenu un) comme preuve. Dans le cas contraire, la coordination des événements externes vous guidera dans le processus d’obtention de permis. Nous veillerons à ce que les normes de santé et de sécurité soient respectées et communiquées à votre groupe.
| Nom | Titre | Assistance |
| Bailey Hughes | Directrice des opérations de la vie étudiante |
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| Zachary Jardin | Coordonnateur des événements internes |
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| Theo Metcalf | Coordonnateur des événements externes |
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| Wallace Sealy
514-776-5989 |
Directeur du bâtiment |
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| Johan ou Dylan ou
514-617-0081 (jour)/514-617-0082 (soir) |
Concierges du bâtiment (gardes) |
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