Formulaires de comptabilité

Formulaires de comptabilité

Formulaires de comptabilité

Dans l’AÉUM, nous utilisons un formulaire pour les commandes, les demandes de chèques, et la petite caisse afin de distribuer les paiements. Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour remplir le formulaire:

  1. Téléchargez-le ici
  2. Sauvegardez-le sur votre bureau
  3. Ouvrez le formulaire avec Adobe Reader ou Adobe Acrobat Pro

N.B.: Ne remplissez pas le formulaire dans votre navigateur car certaines PDF fonctions peuvent ne pas fonctionner.
Il est nécessaire de remplir ces formulaires afin de répondre à notre engagement envers la transparence et la responsabilité financière. Pour les instructions sur la façon de remplir lerformulaire, veuillez cliquer sur les menus ci-dessous. Cliquez sur les liens pour la liste des départements de l’AÉUM et la liste des comptes de dépenses de l’AÉUM.

Commandes

Les formulaires pour les commandes (PO) sont utilisés pour les achats de plus de 50$. Afin de nous aider à traiter le PO dans un délais opportun, nous vous demandons de suivres ces étapes attentivement:

Achats entre 50-199$

Étape 1. Obtenez une estimation du fournisseur.
Étape 2. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 3. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 4. Soumettez votre formulaire commande pour approbation.
Étape 5. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Achats entre 200-999$

Étape 1. Obtenez une estimation d’au moins deux (2) fournisseurs (à moins d’avoir un contrat d’exclusivité avec un fournisseur).
Étape 2. Choisissez le meilleur prix.
Étape 3. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 4. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 5. Soumettez votre formulaire commande pour approbation.
Étape 6. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Achats de plus de 1000

Étape 1. Obtenez une estimation d’au moins deux (2) fournisseurs (à moins d’avoir un contrat d’exclusivité avec un fournisseur).
Étape 2. Choisissez le meilleur prix.
Étape 3. Soyez certains que toute l’information nécessaire se trouve dans le formulaire.
Étape 4. Mettez toutes les estimations en pièces jointes avec le formulaire.
Étape 5. Assurez-vous de recevoir l’approbation des membres exécutifs de l’AÉUM.
Étape 6. Une fois approuvé, vous recevrez un numéro de PO du département de comptabilité de l’AÉUM.

Pour les achats en ligne (IKEA, Walmart, Amazon, etc.), veuillez remplir un panier virtuel sur leur site internet et inclure une version imprimée de ce panier avec votre formulaire de commande. Si le magasin en ligne n’a pas cette fonction, veuillez faire une capture d’écran/imprimer les pages des produits.

Demandes de petite caisse (moins de 50$)

Les formulaires pour les demandes de petite caisse sont utilisés pour les achats de moins de 50$. Afin de traiter les formulaires de petite caisse dans un délais opportun, nous vous demandons de suivre ces étapes attentivement:

Demandeur

Étape 1. Les formulaires de remboursement de petite caisse sont complétés par l’étudiant ou leur signataire autorisé.
Étape 2. Le demandeur doit mettre en pièces jointes les bons/factures du fournisseur originaux ainsi que les preuves de paiement pour les achats en ligne (c’est-à-dire le relevé bancaire ou de carte de crédit).
Étape 3. Le demandeur doit s’assurer que ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel) soient indiquées sur le formulaire de petite caisse.
Étape 4. Le formulaire doit être signé par le signataire autorisé du département pour approbation.

Approbation du signataire autorisé du département

Étape 1. Le signataire autorisé du département doit vérifier les documents et s’assurer que toutes les factures et les preuves de paiements soient jointes au formulaire. Des formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 2. Avant d’approuver votre remboursement, le signataire autorisé du département doit veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et qu’il y a suffisamment de budget pour couvrir les dépenses à être remboursées.
Étape 3. Une fois signé, soumettez le formulaire de remboursement à la réception de l’AÉUM.
Étape 4. Le remboursement sera disponible pour être ramassé dans les  24 heures après la soumission du formulaire.

Demandes de chèques – Remboursements de plus de 50$

Les formulaires de demandes de chèques sont utilisés pour les achats de plus de 50$ et visent à rembourser l’acheteur. Afin de traiter les demandes de chèque dans un délais opportun, nous vous demandons de suivre ces étapes attentivement:

Demandeur

Étape 1. Les formulaires de demande de chèques sont complétés par l’étudiant ou leur signataire autorisé.
Étape 2. Le demandeur doit mettre en pièces jointes les reçus/factures du fournisseur originaux ainsi que les preuves de paiement pour les achats en ligne (c’est-à-dire le relevé bancaire ou de carte de crédit).
Étape 3. Le demandeur doit s’assurer que ses coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel) sont indiquées sur le formulaire de demande de chèques.
Étape 4.  Le formulaire doit être signé par le signataire autorisé du département pour être approuvé.

Approbation du signataire autorisé du départemen

Étape 1. Le signataire autorisé du département doit réviser les documents, s’assurer que les factures et les preuves de paiement y sont attachées. Des formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 2. Avant d’approuver votre remboursement, le signataire autorisé du département doit veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et qu’il y a suffisamment de budget pour couvrir les dépenses à être remboursées.
Étape 3. Une fois signé, soumettez le formulaire de remboursement à la réception de l’AÉUM.

Remboursement

Étape 1. Le formulaire de demande de chèques sera signé et approuvé par le(s) membre(s) exécutif(s) concerné(s) et le directeur général.
Étape 2. Le formulaire sera traité lorsque le département de comptabilité de l’AÉUM le recevra. Les formulaires de remboursement incomplets entraîneront un délais de remboursement.
Étape 3. Sauf indication contraire, le chèque sera envoyé par la poste au demandeur. Veuillez donc faire en sorte que l’adresse sur le formulaire est correcte.
Veuillez noter qu’il faut généralement une semaine et demie à l’AÉUM pour traiter les demandes de chèques après que les formulaires auront été soumis. Habituellement, les chèques sont imprimés les jeudis et seront disponibles pour être envoyés par la poste ou ramassés le vendredi. Tout formulaire incomplet entraînera un délai de remboursement.