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Veuillez noter que le compte de courriel ssmu.ca de votre groupe sera le canal pour toutes les annonces clés, les bulletins d’information, les mises à jour, l’accès aux ressources et d’autres renseignements essentiels.
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Maintenez la viabilité financière de votre club en apprenant tout sur les opportunités de financement et de parrainage qui s’offrent à vous.
Tous les clubs de l’AÉUM (statut complet et statut intérimaire) sont éligibles pour ouvrir un compte bancaire via l’AÉUM. Veuillez noter que les clubs ne sont pas autorisés à ouvrir un compte bancaire qui n’a pas été autorisé et approuvé par l’AÉUM. L’ouverture d’un compte bancaire de l’AÉUM n’est pas obligatoire, mais si vous le souhaitez, le processus d’obtention d’un compte est le suivant :
Remarque : seules 2 personnes peuvent être répertoriées en tant que signataires autorisées sur un compte bancaire de club. Pour être considérée comme signataire autorisée, une personne doit avoir une preuve de résidence à Montréal (un bail, une facture de services publics, etc.) ainsi que 2 pièces d’identité avec photo. Les signataires autorisées sont déclarées sur le formulaire d’information des groupes étudiants.
2. Tous les signataires autorisées doivent ensuite assister à l’atelier sur les finances, animé par l’équipe des finances de l’AÉUM, où ils se familiariseront avec la réglementation financière de l’AÉUM et l’utilisation des comptes bancaires RBC. À la fin de l’atelier, les personnes dirigeantes doivent soumettre une copie imprimée et entièrement signée du contrat de services bancaires. Une fois traités, les clubs recevront, le cas échéant, leurs jetons, leur carte de crédit, leurs chèques et leurs livrets de dépôt.
La date, l’heure et le lieu de l’atelier, ainsi que le lien d’inscription, seront envoyés au début du semestre d’automne 2024. Les informations seront également liées sur le site web de l’AÉUM et publiées sur la page Facebook des clubs et services de l’AÉUM.
Lorsque vous demandez un compte bancaire de l’AÉUM, le club doit respecter les conditions suivantes :
● L’utilisation du compte bancaire est réservée aux activités professionnelles liées au club.
● Les signataires autorisées sont responsables de tous les dépôts/retraits et effectueront un enregistrement transparent et précis des transactions, avec la diligence requise, pour l’audit du club.
● L’AÉUM peut retirer tout montant du compte à tout moment s’il y a des factures impayées à l’AÉUM ou à des tiers. L’AÉUM informera le club de ce retrait.
● Pour gérer efficacement les finances du club, les signataires autorisées doivent assister à un atelier financier et comprendre comment utiliser le compte bancaire dans une mesure raisonnable.
● L’AÉUM peut suspendre ou fermer le compte bancaire, sans préavis. Les causes de suspension ou de fermeture comprennent, mais sans s’y limiter, si :
❖ le compte bancaire est à découvert
❖ il y a une activité suspecte sur le compte bancaire
❖ un ou plusieurs des signataire(s) ont manqué à leurs obligations décrites aux articles du présent contrat
❖ le club/service échoue à un audit de club
❖ le club/service perd son statut de club/service reconnu par l’AÉUM
❖ il y a peu ou pas d’activité bancaire pour une période de douze (12) mois
❖ le club/service n’informe pas le département de la comptabilité de l’AÉUM d’un changement de signataire autorisée dans les 24 heures
❖ le club/service enfreint l’un des règlements de l’AÉUM concernant les clubs/services
❖ le club/service ouvre ou maintient un autre compte bancaire
Les audits des clubs sont effectués sur une base semestrielle. Ils assurent la supervision et la conformité en ce qui concerne la gestion des activités financières d’un club. Tous les clubs, qu’ils aient le statut intérimaire ou complet, doivent effectuer l’audit même s’ils n’ont eu aucune activité financière pour cet exercice.
L’audit du club est une évaluation auto-déclarée de la situation financière de votre club, qui sert à garantir que les clubs sont responsables et transparents dans leur gestion de l’argent du club. L’achèvement de l’audit du club nécessite de soumettre le formulaire d’audit du club. En outre, les clubs doivent conserver tous les reçus originaux et d’autres documents pendant deux ans en cas de demande de la personne responsable des audits des clubs.
Les demandes tardives ne seront pas acceptées. Si vous remettez une demande en retard, il en résulte un score d’audit de zéro. Veuillez soumettre au moins quelques heures avant la date limite en cas de problèmes potentiels avec le serveur. Notez que le formulaire d’audit du club et vos reçus originaux doivent être soumis en ligne avant la date limite afin que votre audit soit considéré comme terminé.
Vous pouvez également consulter les diapositives de l’atelier sur les finances du club ici.
Des ateliers d’audit sont organisés au cours de chaque semestre. Les ateliers sont obligatoires et fournissent des conseils sur la façon d’effectuer l’audit semestriel conformément aux normes de l’AÉUM.
Les audits du club sont évalués par la personne responsable des audits des clubs de l’AÉUM et se voient attribuer une note globale pondérée comprise entre 0 et 5 dans chacune des 3 catégories : Exhaustivité, Conformité et Exactitude. Le fait de ne pas remplir le formulaire d’audit ou de ne pas soumettre de documents tels que des reçus entraînera une note de 0.
L’audit doit refléter une représentation équitable des méthodes comptables de votre club, de sa situation financière et de ses transactions, suivie d’informations détaillées. L’évaluation mesurera l’exactitude, la conformité et l’exhaustivité de l’audit soumis.
Votre score d’audit pondéré global se situera dans la fourchette suivante :
Veuillez noter que la personne responsable des audits des clubs de l’AÉUM peut vous contacter pour toute question supplémentaire concernant votre contrôle interne, la conformité, les transactions inhabituelles ou les signes de fraude. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vous divulguez toutes les informations pertinentes et exactes ; ne pas le faire entraînera des sanctions.
Le score d’audit du club est également un critère principal utilisé par le comité de financement pour allouer des fonds aux clubs tout au long de l’année. Le fait de ne pas soumettre un audit du club ou de recevoir un score d’audit faible entraînera des sanctions et rendra le club inéligible au financement.
Si vous avez des questions sur les audits de l’AÉUM, vous pouvez contacter l’analyste du club (vbashkatova@ssmu.ca) ou la coordination financière des clubs (clubfinance@ssmu.ca).
L’AÉUM gère plusieurs fonds différents auxquels les clubs peuvent s’adresser pour couvrir les dépenses liées à leurs événements. Ces fonds ont chacun un ensemble précis de critères définissant le type d’événement éligible à du financement. L’un de ces fonds, le « Fonds des clubs », est réservé aux clubs à statut complet. Les clubs de statut intérimaire peuvent demander un financement à partir de l’un des autres fonds disponibles. Des détails sur le processus de demande, les règles et règlements et les descriptions des frais sont disponibles sur la page de financement de l’AÉUM.
Les demandes de financement sont examinées par le comité de financement de l’AÉUM sur une base hebdomadaire de fin septembre à avril. Veuillez noter que les demandes sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi et que la demande pour certains fonds dépasse généralement la capacité totale du fonds avant la fin de la période de demande. Tous les clubs qui reçoivent des fonds de l’AÉUM doivent conserver des registres sur la façon dont ces fonds ont été dépensés ; ces informations seront requises pour l’audit annuel du club.
Les questions relatives au financement peuvent être adressées à la commission au financement à fundcom@ssmu.ca.
Les clubs et services de l’AÉUM ont l’autonomie de rechercher et de négocier des parrainages. Cependant, tous les accords de parrainage, qu’ils impliquent des paiements monétaires ou des contributions en nature, doivent être déclarés en remplissant le formulaire de déclaration de parrainage. Cette exigence s’applique également aux parties externes participant à des événements. Les accords financiers seront facturés en interne à l’entité qui parraine pour assurer la transparence des transactions financières et la responsabilité.
Notez que les groupes affiliés à l’AÉUM ne peuvent pas autoriser l’utilisation du nom de l’Université ou de l’AÉUM pour les parrainages.
Déclaration du processus de parrainage
L’accord signé vous sera envoyé