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Veuillez noter que le compte de courriel ssmu.ca de votre groupe sera le canal pour toutes les annonces clés, les bulletins d’information, les mises à jour, l’accès aux ressources et d’autres renseignements essentiels.
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Afin de conserver leur statut complet ou intérimaire, les services doivent effectuer un certain nombre de tâches administratives obligatoires au début de chaque année. Si un service ne parvient pas à effectuer l’une de ces six tâches, il risque d’être considéré comme inactif et de perdre son statut de service, conformément aux règlements internes des groupes étudiants.
Les tâches sont les suivantes :
Le formulaire d’information des groupes étudiants sert à déterminer à l’AÉUM si votre groupe est actif. Tous les clubs, services et groupes étudiants indépendants de l’AÉUM doivent remplir le formulaire chaque année au début du semestre d’automne ou en cas de changement dans leur structure exécutive ou leurs coordonnées. Si le formulaire n’est pas soumis, l’accès aux services de l’AÉUM sera suspendu jusqu’à ce qu’il soit rempli.
Il est important de noter que les détails de la section Coordonnées de la direction doivent correspondre à la constitution de votre club. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir de membres exécutifs dans des postes qui ne sont pas décrits dans votre constitution ; l’AÉUM ne reconnaîtrait pas ces postes ou ces membres exécutifs.
Le formulaire sert également à mettre à jour les informations de votre club dans la liste des services, alors assurez-vous de remplir le formulaire jusqu’à la fin !
2) Assister aux ateliers de clubs
Deux membres dirigeants de chaque club doivent assister à un certain nombre d’ateliers organisés par l’AÉUM chaque semestre afin de maintenir leur statut de club. Pour l’atelier sur la violence sexuelle et genrée, 5 membres dirigeants, ou 50 %, doivent y assister. Ces ateliers fournissent des informations sur les exigences, les finances, les ressources, les contacts, l’accessibilité et d’autres questions liées au fonctionnement des services. Les services recevront des informations sur les dates des ateliers via l’infolettre envoyée à leurs adresses courriel ssmu.ca.
Les ateliers sont :
Ateliers sur la durabilité
Ateliers sur la violence sexuelle et genrée (PVSG)
Si vous avez manqué un atelier de club, veuillez contacter la coordination des services (services@ssmu.ca) pour connaître les dates de rattrapage.
Gardez un œil sur toutes les dates et les procédures d’inscription annoncées dans le listserv des groupes étudiants. Si votre service ne reçoit pas cette communication, vérifiez votre dossier pourriel ou envoyez un courriel à communications@ssmu.ca pour que l’on vous ajoute à la liste.
Votre constitution doit être conforme aux modèles de constitution des services (modèle de structure exécutive ou modèle de structure collective) et toutes les constitutions doivent faire référence et s’en remettre aux documents constitutifs de l’AÉUM. Pour savoir ce qui doit être inclus dans votre constitution, veuillez consulter le guide à cet effet. Si vous modifiez la Constitution ou vos documents, il faut les envoyer par écrit à la Coordination administrative des services au services@ssmu.ca. Le Comité d’évaluation va recommander vos changements au Conseil législatif pour l’approbation et au Conseil d’administration pour la ratification.
Il existe plusieurs politiques importantes de l’AÉUM dont vous devez tenir compte lorsque vous dirigez votre service. Vous trouverez ci-dessous une liste des documents les plus pertinents qui doivent être lus par les membres dirigeants de votre service :
Le portail des ressources des services est l’endroit idéal pour trouver des informations détaillées, de la documentation et des liens.
Les règlements internes des groupes étudiants comprennent tous les droits et responsabilités des clubs, des services et des groupes étudiants indépendants de l’AÉUM.
La section Événements vous aidera à organiser vos événements et activités hors campus.
Si vous devez préparer un contrat avec une partie externe, assurez-vous de prendre en compte toutes les informations de la liste de contrôle des contrats et ententes.
La section parrainage (événements) décrit les lignes directrices et les processus pour les ententes de parrainage de clubs.
Pour une collection complète des politiques de l’Association, visitez la page des documents constitutifs de l’AÉUM.
Tous les services de l’AÉUM peuvent être admissibles à une couverture d’assurance, mais des informations précises et opportunes sont essentielles pour s’assurer que vos activités sont couvertes. Pour obtenir une assurance, vous devez déclarer tous les événements du club à l’aide du formulaire de déclaration d’événements et d’activités externes. Veuillez soumettre votre demande au moins (20) jours ouvrables avant l’événement pour traitement
Ce formulaire est nécessaire pour déclarer les événements sur le campus, hors campus et en ligne. Les événements organisés au centre universitaire ne nécessitent pas la soumission de ce formulaire.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page de la section événements.
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Au-delà des tâches administratives décrites, les services de l’AÉUM doivent être conscients des exigences essentielles supplémentaires pour assurer un fonctionnement fluide et efficace.
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Les services ne peuvent pas recruter, sélectionner, ou embaucher du personnel ou des contracteurs sans l’approbation du Département des ressources humaines de l’AÉUM hr@ssmu.ca.
Tous les services de l’AÉUM font partie de l’Association et n’ont pas de pouvoir de signature. Par conséquent, ils ne peuvent pas conclure de contrats ou d’ententes juridiquement contraignants qui pourraient présenter un risque ou une responsabilité pour l’AÉUM. Cela inclut, mais sans s’y limiter, les contrats ou ententes (verbaux ou écrits) avec des lieux, des commanditaires, des entités qui fournissent des services de traiteur ou autres.
Veuillez consulter la page de la section événements pour plus d’informations.
Pour refléter le protocole d’entente de l’AÉUM avec McGill, tous les services de l’AÉUM doivent utiliser le mot « étudiants » lorsqu’ils utilisent « McGill » dans leur nom. Si vous choisissez d’avoir « McGill » dans votre nom de groupe, veuillez envoyer un courriel à la vice-présidence (vie étudiante) à l’adresse studentlife@ssmu.ca afin qu’elle puisse se coordonner avec le bureau de la première vice-provost, Études et vie étudiante pour recevoir l’approbation officielle de McGill.
Si votre nom n’inclut pas « étudiants », veuillez remplir le formulaire d’inscription au club McGill (études et vie étudiante) pour demander l’utilisation de « McGill » au nom de votre groupe étudiant.
Veuillez vous assurer d’inclure la note ci-dessous dans toutes les communications du service Ceux-ci comprennent, mais sans s’y limiter, le site web, les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram) et le matériel d’impression (bannières, affiches, dépliants) :
« Un groupe étudiant de l’Association étudiante de l’Université McGill (AÉUM) »
Si vous souhaitez changer le nom de votre service, vous devrez remplir le formulaire de demande de changement de nom de groupe étudiant. Une fois que vous avez soumis ce formulaire avec une constitution mise à jour, il est soumis au comité des services pour approbation initiale. Une fois qu’il est approuvé, il est confirmé au conseil législatif de l’AÉUM et officialisé dans toute la documentation de l’AÉUM. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter l’administration des clubs à l’adresse clubadmin@ssmu.ca.
Si vous souhaitez demander qu’une modification soit apportée aux informations de votre groupe sur le site web de l’AÉUM, veuillez contacter communications@ssmu.ca. Si vous souhaitez changer le nom de votre adresse courriel @ ssmu.ca, veuillez envoyer un courriel à jcampbell@ssmu.ca.
À la fin de chaque année universitaire, il est nécessaire que tous les membres dirigeants du service remplissent certaines exigences pour assurer un roulement régulier pour l’année suivante. Ces exigences comprennent l’organisation et la tenue de registres de certains documents ainsi que l’assurance que les nouveaux membres dirigeants sont en mesure d’accéder aux finances de votre service. Vous trouverez ci-dessous les grandes lignes des étapes nécessaires que les membres dirigeants sortants et entrants doivent effectuer chaque année.
Membres dirigeants entrants :
Membres dirigeants sortants :
Remarque : Il est recommandé d’archiver tous vos fichiers dans le Google Drive de votre club afin de conserver tous les dossiers de direction et les documents/informations importants pour les années à venir.