—
Veuillez noter que le compte de courriel ssmu.ca de votre groupe sera le canal pour toutes les annonces clés, les bulletins d’information, les mises à jour, l’accès aux ressources et d’autres renseignements essentiels.
—
Dans cette section, vous trouverez tous les renseignements dont vous avez besoin pour garder votre club en pleine forme. Afin de conserver leur statut complet ou intérimaire, les clubs doivent effectuer un certain nombre de tâches administratives obligatoires au début de chaque année. Si un club ne parvient pas à effectuer l’une de ces six tâches, il risque d’être considéré comme inactif et de perdre son statut de club, conformément aux règlements internes des groupes étudiants (une liste des statuts et des sanctions administratives se trouve dans le document sur les processus liés aux clubs).
Le formulaire d’information des groupes étudiants sert à déterminer à l’AÉUM si votre groupe est actif. Tous les clubs, services et groupes étudiants indépendants de l’AÉUM doivent remplir le formulaire chaque année au début du semestre d’automne ou en cas de changement dans leur structure exécutive ou leurs coordonnées. Si le formulaire n’est pas soumis, l’accès aux services de l’AÉUM sera suspendu jusqu’à ce qu’il soit rempli. Il est important de noter que les détails de la section Coordonnées de la direction doivent correspondre à la constitution de votre club. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir de membres exécutifs dans des postes qui ne sont pas décrits dans votre constitution ; l’AÉUM ne reconnaîtrait pas ces postes ou ces membres exécutifs.
Le formulaire sert également à mettre à jour les informations de votre club dans la liste des clubs, alors assurez-vous de remplir le formulaire jusqu’à la fin !
Deux membres dirigeants de chaque club doivent assister à un certain nombre d’ateliers organisés par l’AÉUM chaque semestre afin de maintenir leur statut de club. Pour l’atelier sur la violence sexuelle et genrée, 5 membres dirigeants, ou 50 %, doivent y assister. Ces ateliers fournissent des informations sur les exigences, les finances, les ressources, les contacts, l’accessibilité et d’autres questions liées au fonctionnement des clubs. Les clubs recevront des informations sur les dates des ateliers via l’infolettre des clubs envoyée à leurs adresses courriel ssmu.ca. Les ateliers sont :Ateliers des clubs
Si vous avez manqué un atelier de club, veuillez contacter la coordination des clubs (clubscoord@ssmu.ca) pour connaître les dates de rattrapage.
Gardez un œil sur toutes les dates et les procédures d’inscription annoncées dans Clubs Listserv. Si votre club ne reçoit pas cette communication, vérifiez votre dossier pourriel ou envoyez un courriel à communications@ssmu.ca pour que l’on vous ajoute à la liste.
L’audit du club est une évaluation auto-déclarée de la situation financière de votre club, garantissant que les clubs sont responsables et transparents dans la gestion de l’argent du club. Cela nécessite de remplir le formulaire d’audit du club (formulaire d’automne 2024) deux fois par an et de soumettre en ligne vos reçus originaux et d’autres documents. Tous les clubs, qu’ils aient le statut intérimaire ou complet, doivent effectuer l’audit. Les détails sur un audit à venir seront envoyés à votre adresse courriel du club de l’AÉUM au moins 2 semaines avant la date limite de soumission.
Pour plus de détails sur le processus d’audit, veuillez consulter la section Finances et financement.
Votre constitution doit être conforme aux modèles de constitution des clubs ( modèle de structure exécutive ou modèle de structure collective) et toutes les constitutions doivent faire référence et s’en remettre aux documents constitutifs de l’AÉUM. Les postes de direction de votre club doivent tous être reconnus dans la constitution de votre club. Toute constitution ou action du club qui viole la constitution et les règlements internes de l’AÉUM, les politiques de McGill ou le statut juridique entraînera des sanctions ou la révocation du statut.
Pour mettre à jour une constitution de club, vous devez d’abord vous assurer que votre nouvelle constitution contient toutes les clauses obligatoires qu’une constitution de l’AÉUM doit contenir. Vous devez ensuite ratifier la nouvelle constitution avec votre adhésion au club et l’envoyer, avec une liste des modifications que vous apportez, à la coordination des clubs (clubscoord@ssmu.ca). Celle-ci portera votre constitution au comité du club et au conseil législatif de l’AÉUM pour approbation et au conseil d’administration pour ratification. Il est important de noter que toute modification apportée à votre constitution ne peut être mise en œuvre tant que la nouvelle constitution n’a pas terminé le processus d’approbation et de ratification.
Ce formulaire est nécessaire pour déclarer les événements sur le campus, hors campus et en ligne. Les événements organisés au centre universitaire ne nécessitent pas la soumission de ce formulaire.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page de la section événements.
Tous les clubs de l’AÉUM peuvent être admissibles à une couverture d’assurance, mais des informations précises et opportunes sont essentielles pour s’assurer que vos activités sont couvertes. Pour obtenir une assurance, vous devez déclarer tous les événements du club à l’aide du formulaire de déclaration d’événements et d’activités externes. Veuillez soumettre votre demande au moins (20) jours ouvrables avant l’événement pour traitement.
—
Au-delà des tâches administratives décrites, les clubs de l’AÉUM doivent être conscients des exigences essentielles supplémentaires pour assurer un fonctionnement fluide et efficace.
—
Veuillez consulter la page de la section événements pour plus d’informations.
Pour refléter le protocole d’entente de l’AÉUM avec McGill, tous les clubs de l’AÉUM doivent utiliser le mot « étudiants » lorsqu’ils utilisent « McGill » dans leur nom. Si vous choisissez d’avoir « McGill » dans votre nom de groupe, veuillez envoyer un courriel à la vice-présidence (vie étudiante) à l’adresse studentlife@ssmu.ca afin qu’elle puisse se coordonner avec le bureau de la première vice-provost, Études et vie étudiante pour recevoir l’approbation officielle de McGill.
Si votre nom n’inclut pas « étudiants », veuillez remplir le formulaire d’inscription au club McGill (études et vie étudiante) pour demander l’utilisation de « McGill » au nom de votre groupe étudiant.
Veuillez vous assurer d’inclure la note ci-dessous dans toutes les communications du club. Ceux-ci comprennent, mais sans s’y limiter, le site web de votre club, les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram) et le matériel d’impression (bannières, affiches, dépliants) : « Un groupe étudiant de l’Association étudiante de l’Université McGill (AÉUM) »
Si vous souhaitez changer le nom de votre club, vous devrez remplir le formulaire de demande de changement de nom de groupe étudiant. Une fois que vous avez soumis ce formulaire avec une constitution mise à jour, il est soumis au comité des clubs pour approbation initiale. Une fois qu’il est approuvé, il est confirmé au conseil législatif de l’AÉUM et officialisé dans toute la documentation de l’AÉUM. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter l’administration des clubs à l’adresse clubadmin@ssmu.ca.
Si vous souhaitez demander qu’une modification soit apportée aux informations de votre groupe sur le site web de l’AÉUM, veuillez contacter communications@ssmu.ca. Si vous souhaitez changer le nom de votre adresse courriel @ ssmu.ca, veuillez envoyer un courriel à jcampbell@ssmu.ca.
À la fin de chaque année universitaire, il est nécessaire que tous les membres dirigeants du club remplissent certaines exigences pour assurer un roulement régulier pour l’année suivante. Ces exigences comprennent l’organisation et la tenue de registres de certains documents ainsi que l’assurance que les nouveaux membres dirigeants sont en mesure d’accéder aux finances de votre club. Vous trouverez ci-dessous les grandes lignes des étapes nécessaires que les membres dirigeants sortants et entrants doivent effectuer chaque année :
Membres dirigeants entrants :
Membres dirigeants sortants :
Remarque : Il est recommandé d’archiver tous vos fichiers dans le Google Drive de votre club afin de conserver tous les dossiers de direction et les documents/informations importants pour les années à venir.
Les fonds du club ne peuvent en aucun cas être utilisés pour des achats de cannabis.
Nous faisons de notre mieux pour nous assurer que le site est aussi à jour que possible, mais les nouveaux développements dans les processus des clubs peuvent prendre du temps pour être mis en ligne. Veuillez noter que les informations énumérées ci-dessus peuvent ne pas refléter les changements les plus récents.