Organizing Events

Le centre universitaire, situé au cœur du campus de l’Université McGill, est un centre dynamique d’activités, d’événements et de services pour les membres du corps étudiant. En tant que siège de l’Association étudiante de l’Université McGill (AÉUM), nous offrons plusieurs espaces événementiels, une gamme de services et diverses commodités pour soutenir la vie étudiante et l’engagement.

Pour parcourir nos espaces événementiels disponibles, veuillez visiter la page Voir nos salles sur le site web de l’AÉUM.

Les heures d’ouverture du bâtiment sont :

• Du lundi au mardi – de 8 h 30 à 21 h 30
  
• Du mercredi au vendredi – de 8 h 30 à 22 h 30
  
• Samedi et dimanche: fermé. 

Les fins de semaine, les jours fériés et les semaines de lecture sont traités comme des demandes spéciales ; veuillez nous contacter la spécialiste des événements au pour plus d’informations (internalevents@ssmu.ca).

Les groupes affiliés à l’AÉUM reçoivent des heures subventionnées:
Club de statut complet: 5 heures/semaine + 4 heures/semaines de réservation de table.
Club de statut intérimaire: 3 heures/semaine + 2 heures/semaines de réservation de table.
Services: 6 heures/semaine + 4 heures/semaine de table.
Groupes étudiants indépendants : 2 heures/semaine + 1 heure/semaine de table.

Les heures de salles sont calculées en fonction de chaque espace utilisé, et non par réservation.Exemple : (2) salles utilisées pour le même événement pour une période de (2) heures = (4) heures au total, et non (2) heures au total.

Veuillez noter que :

• Après avoir dépassé ces heures, les tarifs habituels des salles s’appliquent avec une réduction de 50 %.
•  Les suppléments et les équipements supplémentaires entraînent des frais supplémentaires.
• Les groupes de l’AÉUM ne peuvent pas réserver de salles pour le compte d’organisations tierces qui ne sont pas affiliées à l’AÉUM. L’événement doit toujours être une véritable collaboration, réservée au nom de votre groupe, avec vos membres présents et servant de principal point de contact et de personnes organisatrices.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer :

• Nettoyage/entretien/dommage
• Configuration /démontage par la conciergerie
• Frais de non-présentation/d’annulation
• Sécurité

Veuillez noter que les événements organisés à l’intérieur du centre universitaire ne nécessitent pas la soumission d’un formulaire de déclaration d’événements et d’activités.

1. FamiliarizeFamiliarisez-vous avec nos installations et nos consignes de réservation, où vous trouverez des informations importantes sur les règles de réservation.
   
2. Soumettez votre demande au → minimum (7) jours ouvrables à l’avance via le système virtuel de gestion d’événements (VEMS).
   

• C’est là que les demandes sont soumises, mais vous devez attendre une approbation officielle ; 
• Les réservations sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve de disponibilité.

1. Recevez la réponse de la coordination de la personne spécialiste des événements (internalevents@ssmu.ca).
   
2. Répondez aux questions de suivi de la personne spécialiste des événements
   
3. Vérifiez et signez le contrat de réservation (le cas échéant)
   
4. Recevez la confirmation : Pas de frais contre Frais
   
5. Effectuez le paiement à l’AÉUM et aux entités fournisseuses de services (le cas échéant)
   
6. Archivez la documentation à des fins d’audit
   

Réservation spéciale :

• Pour demander l’utilisation de la salle 301 – Salle de bal, veuillez remplir le formulaire de demande de réservation de la salle de bal.
  
• Pour soumettre une demande d’événement spécial qui comporte une certaine complexité (en dehors des heures d’ouverture normales, des activités spéciales, des salles multiples, de la nourriture, de l’alcool), soumettez le formulaire de demande du centre universitaire.
  
• Pour organiser un événement au bar Gerts, assurez-vous de remplir le formulaire de demande de réservation de Gerts!
  

Améliorez votre événement avec divers équipements et services disponibles via le département des événements. Pour connaître les prix et obtenir des détails supplémentaires, veuillez le contacter directement. Les options incluent :

• Gerts Cafe CateringService de traiteur du café Gerts (à venir)
• Service de bar de Gerts 
• Vestiaire
• Équipement audio/visuel
• Mobilier
• Entreposage pour la nuit
• Sécurité

Le département des événements de l’AÉUM offre une variété de locations d’équipement pour améliorer votre événement. Bien que certaines salles comprennent un équipement fixe sans frais supplémentaires, des locations supplémentaires sont disponibles.

Équipement d’intérieur avec réservations de salles

Les groupes affiliés à l’AÉUM peuvent sélectionner des équipements en ligne via le portail VEMS de l’AÉUM. Tout équipement supplémentaire sera livré dans votre salle réservée. Veuillez noter que l’équipement intérieur ne peut pas être utilisé à l’extérieur, mais que l’on peut aussi utiliser l’équipement extérieur à l’intérieur.

Demande d’équipment extérieur

1. Soumettez un formulaire de demande d’équipement extérieur au moins (5) jours ouvrables à l’avance.
   
2. Recevez une réponse de la personne spécialiste des événements internalevents@ssmu.ca.
3. Répondez à toutes les questions de suivi.
4. Vérifiez et signez le contrat de location.
   
5. Recevez la confirmation.
   
6. Coordonnez la cueillette et le dépôt avec la conciergerie du bâtiment (514-617-0081).
7. Effectuez le paiement à l’AÉUM.
   
8. Archivez la documentation à des fins d’audit.
   

Nos offrons :

Nos offrons :
chaises, tables, tentes, barbeques, haut-parleurs portables.

La conciergerie du bâtiment assure le bon fonctionnement des événements au centre universitaire.

Ses principales responsabilités comprennent :

• Accès au site : débloquer des espaces événementiels pour votre commodité.
• Configuration de la salle : aider à organiser les salles et organiser les cueillettes et les dépôts de location d’équipement (sur demande).
• Configuration et démontage : préparer l’espace de l’événement avant et après l’événement.
• Assistance audiovisuelle : fournir un soutien avec un équipement audiovisuel au besoin.
• Accès au bâtiment : ouvrir et fermer le bâtiment.
• Soutien  à l’entretien : résoudre tous les problèmes d’entretien pour s’assurer que le site est dans un état optimal.

Frais et disponibilités :

• La conciergerie du bâtiment est obligatoire pour l’accès au-delà des heures normales d’ouverture au taux de 50 $ l’ heure.
• Les membres de la conciergerie seront présents à la fin de votre événement pour commencer le démontage et se préparer pour le prochain événement ou pour fermer le bâtiment pour la soirée.
• Des frais supplémentaires peuvent être facturés pour la configuration, le démontage, l’entretien ou le dépannage A/V sur demande.
  
• Pour obtenir de l’aide, veuillez les contacter par téléphone au 514-617-0081.
  

Les personnes responsables de la sécurité assurent la sûreté et la sécurité pendant les événements organisés au centre universitaire. Leurs principales responsabilités comprennent :

• Créer un environnement sûr : assurer la sécurité de toutes les personnes qui participent.
  
• Application des politiques : respecter les lois et règlements internes pertinents.
  

Exigences de planification d’événements :

• Les événements avec +100 personnes ou ceux impliquant de l’alcool doivent avoir du personnel de sécurité sur place.
• La sécurité supplémentaire peut être mandatée par la direction du bâtiment ou la direction des opérations de la vie étudiante sur la base de :
  •  Le nombre de membres du personnel de l’AÉUM présents
  • La taille et le comportement anticipés de la foule
  •  Nature de l’événement et des activités qui se déroulent
  • Facteurs historiques pertinents

Frais :
Les responsables de la sécurité facturent 38,50 $ de l’heure, avec une exigence minimale de 4 heures. Cet investissement garantit que le personnel formé et expérimenté se consacre à la gestion de la sûreté et de la sécurité de votre événement, ce qui vous permet de vous concentrer sur sa réussite.

Un événement externe est tout événement qui se produit à l’extérieur du centre universitaire.

Lieux sur le campus : tels que Leacock, Athletics et d’autres installations universitaires.
Lieux hors campus : y compris les bars, les parcs, les gymnases, les salles de conférence et autres lieux similaires.

Différents lieux peuvent avoir des protocoles et des exigences de réservation différents.

Liens utiles :

• Guide de réservation de salles et d’espaces à McGill
• Réservation avec les Services d’hébergement et de conférence de McGill
• Réservations en plein air et réservations de tables sur le campus McGill

Tous les événements organisés en dehors du centre universitaire doivent être déclarés au département des événements de l’AÉUM via le formulaire de déclaration d’événements et d’activités.

Déclarer des événements permet d’évaluer le risque et assure une couverture d’assurance appropriée. Cela aide à identifier les dangers potentiels et garantit que toutes les précautions nécessaires sont en place.

1. Soumettre un formulaire de déclaration d’événements et d’activités → au moins (20) jours ouvrables avant l’événement, en fonction de la complexité.
   
2. Recevez une réponse de la coordination des événements (externalevents@ssmu.ca).
   
3. Répondez aux questions de suivi et soumettez les documents justificatifs (au besoin).
   
4. Une fois que tous les détails de suivi sont traités et que la documentation est complétée et signée, le groupe partagera les documents complétés avec le lieu. Le service des événements enverra au groupe un courriel « Événement approuvé ».
   
5. Effectuez le paiement à l’AÉUM et aux entités fournisseuses de services (le cas échéant).
   
6. Archivez la documentation à des fins d’audit.
   

Remarque spéciale : certains sites externes, tels que les parcs ou les emplacements sur le campus, peuvent nécessiter des contrats formels. Dans ces cas, une capture d’écran d’un courriel d’approbation ou d’une confirmation de réservation suffira ou ne sera pas nécessaire.

Please note that SSMU Clubs and Services do not have signing authority. All documents requiring signatures must be signed by the SSMU VP Finance and SSMU General Manager. The Events Department will collect all the signatures for you. Do not email them directly. Veuillez noter que les clubs et services de l’AÉUM n’ont pas de pouvoir de signature. Tous les documents nécessitant des signatures doivent être signés par la vice-présidence (finance) de l’AÉUM et le contrôle de l’AÉUM. Le service des événements recueillera toutes les signatures pour vous. Ne les envoyez pas directement par courriel.

Si le lieu ou l’entité fournisseuse de services exige la signature du groupe, elle ne peut servir que de reconnaissance de ses conditions par l’organisation principale de l’événement et n’est pas valable autrement.

L’assurance et la responsabilité sont essentielles pour assurer la sécurité et la protection des personnes qui participent et de l’AÉUM lors des événements. L’AÉUM fournit une couverture d’assurance de base pour la plupart des activités, mais certains événements à haut risque peuvent nécessiter une couverture supplémentaire. Sans une assurance appropriée, l’AÉUM et les organisations d’événements pourraient être responsables des accidents, des blessures ou des dommages.

La demande d’assurance supplémentaire peut prendre jusqu’à (30) jours ouvrables et certains frais peuvent être facturés.

Preuve de certificats d’assurance

Les sites peuvent demander un certificat d’assurance pour assurer une couverture adéquate de l’événement. Ce document prouve que votre événement est assuré, protégeant à la fois le site et l’AÉUM de toute responsabilité en cas d’accidents ou de dommages. Vous pouvez demander ce certificat à la coordination des événements à l’adresse externalevents@ssmu.ca, qui travaillera avec la compagnie d’assurance de l’AÉUM pour l’obtenir.

Renonciations

Un formulaire d’exonération de responsabilité et de risque est requis lorsque l’assurance de l’AÉUM ne couvre pas entièrement les activités ou implique des risques plus élevés (p. ex., activités sportives et physiques). Ces renonciations protègent l’AÉUM de toute responsabilité en permettant aux personnes qui participent de reconnaître et d’accepter les risques. Les organisations d’événements doivent collecter les renonciations signées de toutes ces personnes et les enregistrer dans un dossier partagé, puis les envoyer à la coordination des événements externalevents@ssmu.ca pour une documentation et une tenue des dossiers appropriés (avant que l’événement ne se produise).

Besoin d’aide pour ce processus?

Pour toute question relative à l’assurance et à la responsabilité, veuillez contacter la coordination des événements à l’adresse externalevents@ssmu.ca.
 

Les clubs et services de l’AÉUM peuvent inviter des conférencier·ères ou des personnes très en vue à contribuer à l’expérience intellectuelle et culturelle de la communauté. Pour faciliter cela, les organisations doivent remplir le formulaire de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue au moins (10) jours ouvrables avant l’événement pour approbation. Les services de sécurité de McGill peuvent examiner l’événement pour déterminer si une sécurité supplémentaire ou une gestion de l’événement est nécessaire, les coûts connexes incombant au groupe étudiant.

Si l’invité·e a besoin d’une indemnisation et ne peut pas facturer par l’intermédiaire d’une entité commerciale, veuillez soumettre un formulaire de demande d’entente d’entreprise indépendante avant que le paiement ne soit initié. Les services de l’AÉUM peuvent soumettre des honoraires pour moins de 500 $ (CAD).  

Processus de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue

1. Soumettre un formulaire de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue
   
2. Recevez une réponse de la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca
   
3. Répondez aux questions de suivi
   
4. Obtenez l’approbation formelle
   
5. Accord créé pour compensation (au besoin)
   
6. Traitez le paiement au/à la conférencier·ère invité·e (au besoin)
   
7. Archivez la documentation à des fins d’audit
   

Besoin d’aide pour ce processus ?

Pour toute question relative aux conférencier·ères invité·es et aux personnes très en vue, veuillez contacter la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.

Un/une entrepreneur·neuse indépendant·e est une personne qui fournit des services sans être classée comme un membre du personnel. Elle peut fournir divers services universitaires, tels que l’élaboration ou l’enseignement de cours crédités ou non crédités, la tenue de séminaires et d’ateliers ou la fourniture de services liés à des événements (p. ex., DJ, interprètes, photographes, instructions, etc.).

Il y a deux types d’ententes peuvent être établies en fonction de la nature du service offert :

• L’entente de prestation et de service événementiel, qui couvre des événements ponctuels ou des engagements à court terme (comme la musique en direct, la photographie, l’animation, la technique, etc.)
  
• L’entente de contrat indépendant, qui convient mieux aux services récurrents tels que les cours, les ateliers, les entraîneurs, les gestionnaires, les séances d’entraînement, les projets ou les services continus.
  

Lors de l’élaboration d’un contrat écrit, l’équipe étudiante et l’entreprise de services peuvent maintenir le fil de leur relation tout en conservant les dossiers nécessaires pour un audit. Cependant, un accord n’est pas nécessaire si le service est enregistré et peut fournir une facture officielle avec un NEQ valide (Numéro d’entreprise du Québec) ainsi que les taxes applicables (GST/HST/QST).

Processus pour créer l’accord de contracteur indépendant

1. Soumettez le formulaire au moins 10 jours avant le service ou la date de l’événement.
   
2. L’équipe d’organisation examinera votre requête et déterminera l’accord approprié.
3. Si nécessaire, répondez aux questions posées.
4. La coordinatrice des évènements préparera l’accord. Le groupe étudiant le recevra pour que le prestataire de services puisse le signer aussi.
5. Après avoir effectué ces étapes, renvoyez l’accord à la coordinatrice. Ceci facilitera grandement le processus de signature de l’AÉUM.
6. Après avoir signé tous les documents, vous recevez une copie.
7. L’équipe d’étudiants s’engage à régler les fournisseurs de services et à conserver toutes les factures, protocoles et paiements pour vérification.

Besoin d’aide pour ce processus ?

Pour toute question relative à l’entente d’entrepreneur·neuse indépendant·e, veuillez contacter la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.

SSMU Clubs and Services have the autonomy to seek and negotiate sponsorships; however, all sponsorship agreements, whether involving monetary payments or in-kind contributions, must be declared by completing the Sponsorship Declaration Form. 

Note: SSMU-Affiliated Groups cannot authorize the use of the University’s or SSMU’s name for sponsors. 

Declaring Sponsorship Process

1. Submit a Sponsorship Declaration Form. Please allocate a minimum of (7) business days in advance. 
2. Receive a response from the Sponsorship Specialist at sponsorship@ssmu.ca.
3. Address follow-up questions (as required).
4. The agreement will be created and sent for signatures.
5. The signed agreement will be sent to you.
6. The monetary sponsorship will be invoiced and  deposited to your student group bank account.
7. Archive documentation for audit purposes.

Need Assistance with this process?

For Sponsorship related inquiries, please reach out to the Sponsorship Specialist at sponsorship@ssmu.ca.

A Contracts and Agreements Checklist -(MOA) for event partnerships is essential when groups collaborate on events. These agreements ensure that both parties understand their responsibilities, particularly profit-sharing and collaboration obligations.

This can include details on:

• Percentages or fixed amounts allocated to each party, based on contributions such as time, resources, and expertise.
• Agreement on which party is responsible for covering costs such as venue, marketing, equipment rentals, and staffing.
• How to handle surplus revenue or potential losses after covering event-related expenses.
• Ensuring the use of SSMU spaces and resources is allocated and complies with internal policies.
• Defining how each party will contribute to event marketing, audience engagement, and promotional activities.
• Outlining the duties and responsibilities of both SSMU and its partners, such as event coordination, staffing, and logistical support.

Supporting documentation like this ensures compliance, supports audits, and tracks funds and expenses effectively.

Use the provided template as a guide and submit it as an attachment in the Event Declaration form, or inform the Events Specialist when booking at the University Centre. If SSMU groups collaborate on an event, they can share resources and subsidized hours, making the event more cost-effective!

If hosting an event with food, the SSMU-affiliated group is responsible for consulting this policy and complying with all stated regulations. Please be aware that violations of these regulations may result in sanctions.

The Quebec Ministry of Agriculture, Fisheries and Food (MAPAQ) oversees food and safety. To sell perishable food items or require temperature control, you need a permit from MAPAQ. 

• Self-catered
  • Club members or volunteers prepare food. 
  • Must still follow basic food safety rules.
• Professionally catered
  • A licensed catering service or restaurant prepares food. 
  • Includes deliveries. 
  • Often required for formal events.

How to obtain a MAPAQ permit (“sans but lucratif”)?

1. Submit the completed MAPAQ Permit Application Form and any supporting documents to MAPAQ. Submit your application at least (30) days before your event. A group must pay the permit fee ($38) only once yearly. Subsequent event requests will be free of charge; 
2. Once approved, The government will review your application and issue the necessary permit for your event.

Additional Resources

Food Handler Guide (MAPAQ)
Food Equipment Rental Request Form

• Food grade bins
• Food warmers
• Coolers

1. Submit an Events & Activities Declaration Form or Book a Space in the University Centre.
2. The coordinator will send you requirements (if required).
3. Receive the coordinator’s response.
4. Address follow-up questions and apply for MAPAQ application (if needed).
5. Send completed documentation (permit) to the Events Coordinator at externalevents@ssmu.ca.
6. Obtain final approval.
7. Archive documentation for audit purposes.
8. Display the permit at the event and ensure it is always visible. 

If you have any questions or inquiries related to selling and/or serving food, please contact the Events Coordinator at externalevents@ssmu.ca.

Where and How can you host events with alcohol?

SSMU groups have access to various student-run services that can significantly improve the quality, safety, and sustainability of their events. Leveraging these services can enhance the attendee experience and ensure events align with SSMU values.

*SSMU WALKSAFE’s, Drivesafe’s, and MSERT’s services can be requested through the Safety Service Request form

Accessibility

Ensuring that events are accessible to all attendees fosters inclusivity and promotes equal participation. By following accessibility best practices, such as providing wheelchair access, clear signage, and accommodations for those with sensory or mobility needs, you create an environment where everyone feels welcome and valued.

Feel free to contact the Accessibility Commissioner accessibility@ssmu.ca with any questions!  

Sustainability

Implementing eco-friendly measures like minimizing waste, using reusable materials, and promoting recycling supports the planet and reflects responsible stewardship, aligning with broader sustainability goals.

Feel free to contact the Sustainability Commissioner sustainability@ssmu.ca with any questions! 

Sustainable Events Certification
The McGill Sustainable Events certification program is an initiative from the Office of Sustainability that provides consultations, training, and resources to encourage and support more environmentally responsible events at McGill.

To get the certification, filling out the Sustainable Event Checklist.

Best practices: Consider encouraging attendees to get in touch to tell you what kind of accommodations they may need to attend before the event and gather feedback afterward.

Need assistance coordinating your room booking?

Need assistance during your room booking in the building?

Additional Resources

• University Centre: Bookable Spaces
• Rental Equipment Catalogue (coming soon)
• Events Support: SSMU Services
• Funding Opportunities
• Booking with McGill Athletics:
  • Rental Details and Rules
  • Space Availabilities
• Booking with McGill Housing & Conference Services
• McGill Campus Outdoor Bookings/Tabling
• McGill Sustainable Events Certification