Afin de conserver leur statut complet ou intérimaire, les services doivent effectuer un certain nombre de tâches administratives obligatoires au début de chaque année :
Si un ISG ne parvient pas à effectuer l’une de ces tâches, il risque d’être considéré comme inactif et de perdre son statut de service, conformément aux règlements internes des groupes étudiants.
Le formulaire d’information des groupes étudiants sert à déterminer à l’AÉUM si votre groupe est actif. Tous les clubs, services et groupes étudiants indépendants de l’AÉUM doivent remplir le formulaire chaque année au début du semestre d’automne ou en cas de changement dans leur structure exécutive ou leurs coordonnées.
Si le formulaire n’est pas soumis, l’accès aux services de l’AÉUM (réservations, accès, financement) sera suspendu jusqu’à ce qu’il soit rempli. Il est important de noter que les informations de la section « Coordonnées de la direction » doivent être conformes à la constitution de votre ISG. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir de membres exécutifs dans des postes qui ne sont pas décrits dans votre constitution ; l’AÉUM ne reconnaîtrait pas ces postes ou ces membres exécutifs.
Le formulaire sert également à mettre à jour les informations de votre ISG dans la liste de l’AÉUM, alors assurez-vous de remplir le formulaire jusqu’à la fin !
Il existe plusieurs politiques importantes de l’AÉUM dont vous devez tenir compte lorsque vous dirigez votre ISG. Vous trouverez ci-dessous une liste des documents les plus pertinents qui doivent être lus par les membres dirigeants de votre groupe.
Pour consulter l’ensemble des politiques de l’Association, n’hésitez pas à vous rendre sur la page « Documents constitutifs » du site web de l’AÉUM
Selon la Politique sur la violence sexuelle et genrée, 5 membres dirigeants ou la moitié des membres de l’ISG (selon le plus petit nombre de personnes que cela constitue) doivent assister à l’atelier sur ce sujet.
Si vous en avez manqué un, veuillez contacter la coordination des clubs (clubscoord@ssmu.ca) pour connaître les dates de rattrapage.
Nous faisons de notre mieux pour mettre à jour le site web le plus rapidement que possible. Cependant, il se peut que la page que vous consultez ne soit pas encore à jour avec les derniers changements apportés aux procédures des ISG.