Organizing Events

Le centre universitaire, situé au cœur du campus de l’Université McGill, est un centre dynamique d’activités, d’événements et de services pour les membres du corps étudiant. En tant que siège de l’Association étudiante de l’Université McGill (AÉUM), nous offrons plusieurs espaces événementiels, une gamme de services et diverses commodités pour soutenir la vie étudiante et l’engagement.

Pour parcourir nos espaces événementiels disponibles, veuillez visiter la page Voir nos salles sur le site web de l’AÉUM.

Les heures d’ouverture du bâtiment sont :

• Du lundi au mardi – de 8 h 30 à 21 h 30
  
• Du mercredi au vendredi – de 8 h 30 à 22 h 30
  
• Samedi et dimanche: fermé. 

Les fins de semaine, les jours fériés et les semaines de lecture sont traités comme des demandes spéciales ; veuillez nous contacter la spécialiste des événements au pour plus d’informations (internalevents@ssmu.ca).

Les groupes affiliés à l’AÉUM reçoivent des heures subventionnées:
Club de statut complet: 5 heures/semaine + 4 heures/semaines de réservation de table.
Club de statut intérimaire: 3 heures/semaine + 2 heures/semaines de réservation de table.
Services: 6 heures/semaine + 4 heures/semaine de table.
Groupes étudiants indépendants : 2 heures/semaine + 1 heure/semaine de table.

Les heures de salles sont calculées en fonction de chaque espace utilisé, et non par réservation.Exemple : (2) salles utilisées pour le même événement pour une période de (2) heures = (4) heures au total, et non (2) heures au total.

Veuillez noter que :

• Après avoir dépassé ces heures, les tarifs habituels des salles s’appliquent avec une réduction de 50 %.
•  Les suppléments et les équipements supplémentaires entraînent des frais supplémentaires.
• Les groupes de l’AÉUM ne peuvent pas réserver de salles pour le compte d’organisations tierces qui ne sont pas affiliées à l’AÉUM. L’événement doit toujours être une véritable collaboration, réservée au nom de votre groupe, avec vos membres présents et servant de principal point de contact et de personnes organisatrices.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer :

• Nettoyage/entretien/dommage
• Configuration /démontage par la conciergerie
• Frais de non-présentation/d’annulation
• Sécurité

Veuillez noter que les événements organisés à l’intérieur du centre universitaire ne nécessitent pas la soumission d’un formulaire de déclaration d’événements et d’activités.

1. FamiliarizeFamiliarisez-vous avec nos installations et nos consignes de réservation, où vous trouverez des informations importantes sur les règles de réservation.
   
2. Soumettez votre demande au → minimum (7) jours ouvrables à l’avance via le système virtuel de gestion d’événements (VEMS).
   

• C’est là que les demandes sont soumises, mais vous devez attendre une approbation officielle ; 
• Les réservations sont traitées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve de disponibilité.

1. Recevez la réponse de la coordination de la personne spécialiste des événements (internalevents@ssmu.ca).
   
2. Répondez aux questions de suivi de la personne spécialiste des événements
   
3. Vérifiez et signez le contrat de réservation (le cas échéant)
   
4. Recevez la confirmation : Pas de frais contre Frais
   
5. Effectuez le paiement à l’AÉUM et aux entités fournisseuses de services (le cas échéant)
   
6. Archivez la documentation à des fins d’audit
   

Réservation spéciale :

• Pour demander l’utilisation de la salle 301 – Salle de bal, veuillez remplir le formulaire de demande de réservation de la salle de bal.
  
• Pour soumettre une demande d’événement spécial qui comporte une certaine complexité (en dehors des heures d’ouverture normales, des activités spéciales, des salles multiples, de la nourriture, de l’alcool), soumettez le formulaire de demande du centre universitaire.
  
• Pour organiser un événement au bar Gerts, assurez-vous de remplir le formulaire de demande de réservation de Gerts!
  

Améliorez votre événement avec divers équipements et services disponibles via le département des événements. Pour connaître les prix et obtenir des détails supplémentaires, veuillez le contacter directement. Les options incluent :

• Gerts Cafe CateringService de traiteur du café Gerts (à venir)
• Service de bar de Gerts 
• Vestiaire
• Équipement audio/visuel
• Mobilier
• Entreposage pour la nuit
• Sécurité

Le département des événements de l’AÉUM offre une variété de locations d’équipement pour améliorer votre événement. Bien que certaines salles comprennent un équipement fixe sans frais supplémentaires, des locations supplémentaires sont disponibles.

Équipement d’intérieur avec réservations de salles

Les groupes affiliés à l’AÉUM peuvent sélectionner des équipements en ligne via le portail VEMS de l’AÉUM. Tout équipement supplémentaire sera livré dans votre salle réservée. Veuillez noter que l’équipement intérieur ne peut pas être utilisé à l’extérieur, mais que l’on peut aussi utiliser l’équipement extérieur à l’intérieur.

Demande d’équipment extérieur

1. Soumettez un formulaire de demande d’équipement extérieur au moins (5) jours ouvrables à l’avance.
   
2. Recevez une réponse de la personne spécialiste des événements internalevents@ssmu.ca.
3. Répondez à toutes les questions de suivi.
4. Vérifiez et signez le contrat de location.
   
5. Recevez la confirmation.
   
6. Coordonnez la cueillette et le dépôt avec la conciergerie du bâtiment (514-617-0081).
7. Effectuez le paiement à l’AÉUM.
   
8. Archivez la documentation à des fins d’audit.
   

Nos offrons :

Nos offrons :
chaises, tables, tentes, barbeques, haut-parleurs portables.

La conciergerie du bâtiment assure le bon fonctionnement des événements au centre universitaire.

Ses principales responsabilités comprennent :

• Accès au site : débloquer des espaces événementiels pour votre commodité.
• Configuration de la salle : aider à organiser les salles et organiser les cueillettes et les dépôts de location d’équipement (sur demande).
• Configuration et démontage : préparer l’espace de l’événement avant et après l’événement.
• Assistance audiovisuelle : fournir un soutien avec un équipement audiovisuel au besoin.
• Accès au bâtiment : ouvrir et fermer le bâtiment.
• Soutien  à l’entretien : résoudre tous les problèmes d’entretien pour s’assurer que le site est dans un état optimal.

Frais et disponibilités :

• La conciergerie du bâtiment est obligatoire pour l’accès au-delà des heures normales d’ouverture au taux de 50 $ l’ heure.
• Les membres de la conciergerie seront présents à la fin de votre événement pour commencer le démontage et se préparer pour le prochain événement ou pour fermer le bâtiment pour la soirée.
• Des frais supplémentaires peuvent être facturés pour la configuration, le démontage, l’entretien ou le dépannage A/V sur demande.
  
• Pour obtenir de l’aide, veuillez les contacter par téléphone au 514-617-0081.
  

Les personnes responsables de la sécurité assurent la sûreté et la sécurité pendant les événements organisés au centre universitaire. Leurs principales responsabilités comprennent :

• Créer un environnement sûr : assurer la sécurité de toutes les personnes qui participent.
  
• Application des politiques : respecter les lois et règlements internes pertinents.
  

Exigences de planification d’événements :

• Les événements avec +100 personnes ou ceux impliquant de l’alcool doivent avoir du personnel de sécurité sur place.
• La sécurité supplémentaire peut être mandatée par la direction du bâtiment ou la direction des opérations de la vie étudiante sur la base de :
  •  Le nombre de membres du personnel de l’AÉUM présents
  • La taille et le comportement anticipés de la foule
  •  Nature de l’événement et des activités qui se déroulent
  • Facteurs historiques pertinents

Frais :
Les responsables de la sécurité facturent 38,50 $ de l’heure, avec une exigence minimale de 4 heures. Cet investissement garantit que le personnel formé et expérimenté se consacre à la gestion de la sûreté et de la sécurité de votre événement, ce qui vous permet de vous concentrer sur sa réussite.

Un événement externe est tout événement qui se produit à l’extérieur du centre universitaire.

Lieux sur le campus : tels que Leacock, Athletics et d’autres installations universitaires.
Lieux hors campus : y compris les bars, les parcs, les gymnases, les salles de conférence et autres lieux similaires.

Différents lieux peuvent avoir des protocoles et des exigences de réservation différents.

Liens utiles :

• Guide de réservation de salles et d’espaces à McGill
• Réservation avec les Services d’hébergement et de conférence de McGill
• Réservations en plein air et réservations de tables sur le campus McGill

Tous les événements organisés en dehors du centre universitaire doivent être déclarés au département des événements de l’AÉUM via le formulaire de déclaration d’événements et d’activités.

Déclarer des événements permet d’évaluer le risque et assure une couverture d’assurance appropriée. Cela aide à identifier les dangers potentiels et garantit que toutes les précautions nécessaires sont en place.

1. Soumettre un formulaire de déclaration d’événements et d’activités → au moins (20) jours ouvrables avant l’événement, en fonction de la complexité.
   
2. Recevez une réponse de la coordination des événements (externalevents@ssmu.ca).
   
3. Répondez aux questions de suivi et soumettez les documents justificatifs (au besoin).
   
4. Une fois que tous les détails de suivi sont traités et que la documentation est complétée et signée, le groupe partagera les documents complétés avec le lieu. Le service des événements enverra au groupe un courriel « Événement approuvé ».
   
5. Effectuez le paiement à l’AÉUM et aux entités fournisseuses de services (le cas échéant).
   
6. Archivez la documentation à des fins d’audit.
   

Remarque spéciale : certains sites externes, tels que les parcs ou les emplacements sur le campus, peuvent nécessiter des contrats formels. Dans ces cas, une capture d’écran d’un courriel d’approbation ou d’une confirmation de réservation suffira ou ne sera pas nécessaire.

Please note that SSMU Clubs and Services do not have signing authority. All documents requiring signatures must be signed by the SSMU VP Finance and SSMU General Manager. The Events Department will collect all the signatures for you. Do not email them directly. Veuillez noter que les clubs et services de l’AÉUM n’ont pas de pouvoir de signature. Tous les documents nécessitant des signatures doivent être signés par la vice-présidence (finance) de l’AÉUM et le contrôle de l’AÉUM. Le service des événements recueillera toutes les signatures pour vous. Ne les envoyez pas directement par courriel.

Si le lieu ou l’entité fournisseuse de services exige la signature du groupe, elle ne peut servir que de reconnaissance de ses conditions par l’organisation principale de l’événement et n’est pas valable autrement.

L’assurance et la responsabilité sont essentielles pour assurer la sécurité et la protection des personnes qui participent et de l’AÉUM lors des événements. L’AÉUM fournit une couverture d’assurance de base pour la plupart des activités, mais certains événements à haut risque peuvent nécessiter une couverture supplémentaire. Sans une assurance appropriée, l’AÉUM et les organisations d’événements pourraient être responsables des accidents, des blessures ou des dommages.

La demande d’assurance supplémentaire peut prendre jusqu’à (30) jours ouvrables et certains frais peuvent être facturés.

Preuve de certificats d’assurance

Les sites peuvent demander un certificat d’assurance pour assurer une couverture adéquate de l’événement. Ce document prouve que votre événement est assuré, protégeant à la fois le site et l’AÉUM de toute responsabilité en cas d’accidents ou de dommages. Vous pouvez demander ce certificat à la coordination des événements à l’adresse externalevents@ssmu.ca, qui travaillera avec la compagnie d’assurance de l’AÉUM pour l’obtenir.

Renonciations

Un formulaire d’exonération de responsabilité et de risque est requis lorsque l’assurance de l’AÉUM ne couvre pas entièrement les activités ou implique des risques plus élevés (p. ex., activités sportives et physiques). Ces renonciations protègent l’AÉUM de toute responsabilité en permettant aux personnes qui participent de reconnaître et d’accepter les risques. Les organisations d’événements doivent collecter les renonciations signées de toutes ces personnes et les enregistrer dans un dossier partagé, puis les envoyer à la coordination des événements externalevents@ssmu.ca pour une documentation et une tenue des dossiers appropriés (avant que l’événement ne se produise).

Besoin d’aide pour ce processus?

Pour toute question relative à l’assurance et à la responsabilité, veuillez contacter la coordination des événements à l’adresse externalevents@ssmu.ca.
 

Les clubs et services de l’AÉUM peuvent inviter des conférencier·ères ou des personnes très en vue à contribuer à l’expérience intellectuelle et culturelle de la communauté. Pour faciliter cela, les organisations doivent remplir le formulaire de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue au moins (10) jours ouvrables avant l’événement pour approbation. Les services de sécurité de McGill peuvent examiner l’événement pour déterminer si une sécurité supplémentaire ou une gestion de l’événement est nécessaire, les coûts connexes incombant au groupe étudiant.

Si l’invité·e a besoin d’une indemnisation et ne peut pas facturer par l’intermédiaire d’une entité commerciale, veuillez soumettre un formulaire de demande d’entente d’entreprise indépendante avant que le paiement ne soit initié. Les services de l’AÉUM peuvent soumettre des honoraires pour moins de 500 $ (CAD).  

Processus de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue

1. Soumettre un formulaire de déclaration de conférencier·ère invité·e et de personne très en vue
   
2. Recevez une réponse de la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca
   
3. Répondez aux questions de suivi
   
4. Obtenez l’approbation formelle
   
5. Accord créé pour compensation (au besoin)
   
6. Traitez le paiement au/à la conférencier·ère invité·e (au besoin)
   
7. Archivez la documentation à des fins d’audit
   

Besoin d’aide pour ce processus ?

Pour toute question relative aux conférencier·ères invité·es et aux personnes très en vue, veuillez contacter la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.

Un/une entrepreneur·neuse indépendant·e est une personne qui fournit des services sans être classée comme un membre du personnel. Elle peut fournir divers services universitaires, tels que l’élaboration ou l’enseignement de cours crédités ou non crédités, la tenue de séminaires et d’ateliers ou la fourniture de services liés à des événements (p. ex., DJ, interprètes, photographes, instructions, etc.).

Il y a deux types d’ententes peuvent être établies en fonction de la nature du service offert :

• L’entente de prestation et de service événementiel, qui couvre des événements ponctuels ou des engagements à court terme (comme la musique en direct, la photographie, l’animation, la technique, etc.)
  
• L’entente de contrat indépendant, qui convient mieux aux services récurrents tels que les cours, les ateliers, les entraîneurs, les gestionnaires, les séances d’entraînement, les projets ou les services continus.
  

Lors de l’élaboration d’un contrat écrit, l’équipe étudiante et l’entreprise de services peuvent maintenir le fil de leur relation tout en conservant les dossiers nécessaires pour un audit. Cependant, un accord n’est pas nécessaire si le service est enregistré et peut fournir une facture officielle avec un NEQ valide (Numéro d’entreprise du Québec) ainsi que les taxes applicables (GST/HST/QST).

Processus pour créer l’accord de contracteur indépendant

1. Soumettez le formulaire au moins 10 jours avant le service ou la date de l’événement.
   
2. L’équipe d’organisation examinera votre requête et déterminera l’accord approprié.
3. Si nécessaire, répondez aux questions posées.
4. La coordinatrice des évènements préparera l’accord. Le groupe étudiant le recevra pour que le prestataire de services puisse le signer aussi.
5. Après avoir effectué ces étapes, renvoyez l’accord à la coordinatrice. Ceci facilitera grandement le processus de signature de l’AÉUM.
6. Après avoir signé tous les documents, vous recevez une copie.
7. L’équipe d’étudiants s’engage à régler les fournisseurs de services et à conserver toutes les factures, protocoles et paiements pour vérification.

Besoin d’aide pour ce processus ?

Pour toute question relative à l’entente d’entrepreneur·neuse indépendant·e, veuillez contacter la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.

Les clubs et services de l’AÉUM ont l’autonomie de rechercher et de négocier des commandites. Cependant, tous les accords de commandite, qu’ils impliquent des paiements monétaires ou des contributions en nature, doivent être déclarés en remplissant le formulaire de déclaration de commandite. Cette exigence s’applique également aux parties externes participant à des événements. Les accords financiers seront facturés en interne à l’entité qui commandite pour assurer la transparence des transactions financières et la responsabilité.

Notez que les groupes affiliés à l’AÉUM ne peuvent pas autoriser l’utilisation du nom de l’université ou de l’AÉUM pour les commandites.

Declaring Sponsorship ProcessDéclaration  du processus de commandite

1. Soumettre un formulaire de déclaration de commandite. Veuillez allouer un minimum de (7) jours ouvrables à l’avance.
   
2. Recevez une réponse de la personne spécialiste des commandites au sponsorships@ssmu.ca.
   
3. Répondez aux questions de suivi (au besoin).
   
4. L’accord sera créé et envoyé pour signatures.
5. L’accord signé vous sera envoyé.
   
6. La commandite monétaire sera facturée et déposée sur votre compte bancaire de groupe étudiant.
   
7. Archivez la documentation à des fins d’audit
   

Besoin d’aide pour ce processus ?

Pour toute question relative à la commandite, veuillez contacter la spécialiste des commandites au sponsorship@ssmu.ca.

Une liste de contrôle des contrats et des ententes pour les partenariats événementiels est essentielle lorsque les groupes collaborent à des événements. Ces accords garantissent que les deux parties comprennent leurs responsabilités, en particulier leurs obligations en matière de participation aux bénéfices et de collaboration.

Cela peut inclure des détails sur :

• Pourcentages ou montants fixes alloués à chaque partie, en fonction des contributions telles que le temps, les ressources et l’expertise.
  
• Accord sur la partie responsable de la couverture des coûts tels que le lieu, le marketing, la location d’équipement et le personnel.
  
• Comment gérer les revenus excédentaires ou les pertes potentielles après avoir couvert les dépenses liées à l’événement.
  
• S’assurer que l’utilisation des espaces et des ressources de l’AÉUM est allouée et conforme aux politiques internes.
  
• Définir comment chaque partie contribuera au marketing événementiel, à l’engagement du public et aux activités promotionnelles.
  
• Décrire les devoirs et les responsabilités de l’AÉUM et de ses partenaires, tels que la coordination des événements, la dotation en personnel et le soutien logistique
  

Les documents justificatifs comme celui-ci garantissent la conformité, soutiennent les audits et assurent un suivi efficace des fonds et des dépenses.

Utilisez le modèle fourni comme guide et soumettez-le en pièce jointe dans le formulaire de déclaration d’événement, ou informez la personne spécialiste des événements lors de la réservation au centre universitaire. Si des groupes de l’AÉUM collaborent à un événement, ils peuvent partager des ressources et des heures subventionnées, ce qui rend l’événement plus rentable !

Si vous organisez un événement avec de la nourriture, le groupe affilié à l’AÉUM est responsable de la consultation de cette politique et du respect de toutes les réglementations énoncées. Veuillez noter que violer ces règlements peut entraîner des sanctions.

Le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) supervise l’alimentation et la sécurité. Pour vendre des aliments périssables ou avoir besoin d’un contrôle de la température, vous avez besoin d’un permis du MAPAQ.

• Auto-fournie
  • Les membres du club ou les bénévoles préparent la nourriture.
  • Il faut toujours respecter les règles de base en matière de sécurité alimentaire.
• Restauration professionelle
  • Un service de restauration agréé ou un restaurant prépare de la nourriture. 
  • Livraisons incluses.
  • Souvent nécessaire pour les événements formels.

Comment obtenir un permis MAPAQ (sans but lucratif) ? 

1. Pour commencer, vous devez soumettre la demande de permis et tout autre document requis à la MAPAQ. Veillez à ce que votre envoi parvienne à la MAPAQ au moins 30 jours avant la date de l’événement. Une fois par an, le groupe doit payer des frais pour le permis (38$). Les événements suivants seront gratuits. 
2. Le gouvernement examinera ensuite votre dossier et vous délivrera le permis nécessaire.

Ressources additionelles

Guide de manipulation des aliments
Formulaire de requête de location d’équipement d’aliment  

• Contenants pour aliments
• Chauffe-plat
• Refroiddisseur

1. Soumettez un formulaire de déclaration d’événements et d’activités ou réservez un espace au centre universitaire
   
2. La coordination vous enverra les exigences (si nécessaire).
3. Recevez la réponse de la coordination.
4. Répondez aux questions de suivi et postulez pour une application du MAPAQ (si nécessaire).
   
5. Envoyez la documentation complétée (permis) à la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.
6. Obtenez l’approbation finale.
   
7. Archivez la documentation à des fins d’audit.
8. Affichez le permis lors de l’événement et assurez-vous qu’il est toujours visible.
   

Si vous avez des questions ou des demandes relatives à la vente ou au service de nourriture, veuillez contacter la coordination des événements à externalevents@ssmu.ca.

Où et comment pouvez-vous organiser des événements avec de l’alcool ?

Les groupes de l’AÉUM ont accès à divers services gérés par les membres du corps étudiant qui peuvent améliorer considérablement la qualité, la sécurité et la durabilité de leurs événements. Tirer parti de ces services peut améliorer l’expérience des personnes qui participent et garantir que les événements sont conformes aux valeurs de l’AÉUM.

* Les services WALKSAFE, Drivesafe et MSERT peuvent être demandés via le formulaire de demande de service de sécurité

Accessibilité

Veiller à ce que les événements soient accessibles à toutes les personnes participantes favorise l’inclusion et promeut une participation égale. En suivant les meilleures pratiques d’accessibilité, telles que l’accès aux fauteuils roulants, une signalisation claire et des hébergements pour les personnes ayant des besoins sensoriels ou de mobilité, vous créez un environnement où tout le monde se sent bienvenu et valorisé.

N’hésitez pas à contacter la commission à l’accessibilité à accessibility@ssmu.ca pour toute question !

Durabilité

La mise en œuvre de mesures respectueuses de l’environnement telles que la réduction des déchets, l’utilisation de matériaux réutilisables et la promotion du recyclage soutiennent la planète et reflètent une gestion responsable, en s’alignant sur des objectifs de durabilité plus larges.

N’hésitez pas à contacter la commission à la durabilité à sustainability@ssmu.ca pour toute question !

Certification d’événements durables
Le programme de certification des événements durables de McGill est une initiative du Bureau du développement durable qui offre des consultations, de la formation et des ressources pour encourager et soutenir des événements plus respectueux de l’environnement à McGill.

Pour obtenir la certification, remplissez la liste de contrôle des événements durables.

Pratiques exemplaires : Envisagez d’encourager les personnes présentes à vous contacter pour vous indiquer le type de mesure d’adaptation dont elles pourraient avoir besoin avant l’événement et recueillir des commentaires par la suite.

Need assistance coordinating your room booking?Besoin d’aide pour coordonner la réservation de votre salle ?

Besoin d’aide lors de la réservation de votre salle dans le bâtiment ?

Ressources additionelles

• Centre universitaire : espaces réservables
• Catalogue de l’équipement de location (à venir)
• Possibilités de financement
• Réservation avec les services d’hébergement et de conférence de McGill
• Réservations en plein air et réservations de tables sur le campus McGill
  
•  Certification d’événements durables de McGill